Previsões, estimativas e planejamentos buscam sempre tornar mais assertiva a realização de tarefas de projetos focando quase sempre em terminar alguma atividade dentro de um prazo pré-determinado, porém nem sempre é fácil acertar …
Atender a um prazo específico por si só não necessariamente é o mais importante, muitas vezes por trás de um prazo está a satisfação de um cliente, o consumo correto de recursos, o uso controle de dinheiro, o atingimento de metas, entre outras diversas razões.
Por estes, e outros fatores, naturalmente o prazo em projetos acaba por ser uma das variáveis mais cobradas, mais monitoradas e controladas e talvez as maiores geradoras de estresse entre os times e seus clientes.
Perceba que não estou dizendo que o prazo é a mais importante das variáveis, mas sem dúvidas é aquela que todos estão observando, e um prazo não cumprido é percebido mesmo por aquele que está interessado apenas na meta do planejamento estratégico e na margem de lucro da empresa, até aquele que está preocupado apenas em ir embora as 17 horas para poder tomar uma gelada com os amigos.
Assim, o prazo se torna mais importante do que muitas vezes ele realmente é.
Se ele é tão importante e tão observado por todos, por que cargas d’água praticamente todos os projetos atrasam sempre?
Justamente porque na maioria dos casos de atrasos o prazo não é levado tão a sério e o time de projeto não coloca a mesma importância no prazo quanto nas outras variáveis do projeto, como qualidade, escopo, custo e a própria satisfação do cliente, esta última pode ser inclusive uma contradição, mas falamos disso depois.
Estimativas, planejamentos e o cumprimento correto destas é um grande desafio em projetos, e infelizmente não há uma regra padrão e uma receita mágica para prever e realizar exatamente o que se planejou em 100% dos casos.
No entanto, há algumas regras básicas que podem diminuir os atrasos ou pelo menos monitorá-los e controlá-los de uma forma segura, fazendo ajustes e realizando comunicações corretas e no momento certo para os times e clientes envolvidos.
Um conceito básico deve ser observado sempre quando falamos de atrasos, um projeto não atrasa em dias ou meses de uma hora para outra. Um time de projeto não dorme uma noite com o seu projeto em dia e acorda com ele 45 dias atrasado. Não é verdade?
Na vida real os atrasos acontecem um pouco por dia e veem normalmente em horas. Estes atrasos em poucas horas por dia, se acumulam em muitas horas na semana, que se somam em dezenas de horas em um mês e por fim se transformam em dias, semanas ou meses com o passar do tempo. O problema é justamente quando o atraso tomou proporções enormes e nada mais se pode fazer além de assumir o atraso e ter que trabalhar muito para compensá-lo, pois recuperá-lo se tornou impossível.
Por que isso acontece?
Bom, primeiro porque estas supostas poucas horas de atraso são as primeiras a serem deixadas de lado e serem negligenciadas pelos integrantes da equipe de projetos que são protagonistas ou coadjuvantes nestes atrasos, não os registrando, não os comunicando ou em alguns casos fingindo que não houve atraso ou assumindo por si próprios que vão recuperar o atraso no próximo dia.
Estes pequenos atrasos as vezes também são ignorados pelo gerente do projeto (GP), ou não são percebidos tão logo ocorrem, devido ao ritmo alto de atividades do próprio projeto e da falta de tempo do próprio GP em observar estes pequenos desvios nos prazos.
A falta de tempo não pode ser justificativa, pois este é um dos trabalhos fundamentais do GP, e quando o mesmo não possui tempo para realizar estes monitoramentos básicos é porque talvez esteja realizando atividades que não são exatamente de responsabilidade dele, e isso afeta muito o poder de monitoramento e controle da gestão.
Outro ponto já mencionado é a falta de colaboração do time de execução do projeto, que ao perceber o atraso não sinaliza ou finge que não percebeu deixando para quando o GP perceber. Este é o pior dos cenários, o GP não monitora e não percebe, e o time não o comunica quando percebe, tudo indica que além de atraso, há uma falta de trabalho em equipe e provavelmente muitas outras perdas serão geradas neste time e projeto com o passar do tempo.
Então, nestes casos e em muitos outros, o GP precisa ter tempo para monitorar o andamento das atividades e identificar os atrasos diários e horários, sempre que ocorrerem, através da observação e da conversa com o time de projeto.
Quem está habituado com as práticas ágeis, sabe que a reunião diária pode ajudar muito com estes trabalhos de observação e de identificação de pequenos atrasos, contribuindo muito para a percepção da realidade por parte do GP e da comunicação do time do projeto. Para quem não conhece a reunião diária, visite a área de Scrum deste mesmo blog ou procure na caixa de pesquisa pelo termo “daily” ou “reunião diária” e leia um pouco mais a respeito.
Havendo comunicação e identificação dos pequenos atrasos, estamos realizando um monitoramento, ou seja, sabemos como estão as atividades do projeto e se há atraso. A partir de um monitoramento realizado, é possível tomar ações para recuperar o atraso de forma assertiva e de acordo com a realidade do projeto, ou até mesmo comunicar o cliente antecipadamente a respeito do atraso, alinhando expectativas e podendo reverter cenários negativos com ações de contorno, que nada mais é do que uma ação de controle do projeto.
Assim como dito no início deste post, os atrasos ocorrem a partir de pequenos desvios diários, com atrasos normalmente horários, e justamente a identificação e ação em cima deste pequeno atraso é que evita um atraso ainda maior ou possibilita a reversão do cenário de atraso, pois é muito mais fácil tomar uma ação em cima de um atraso de 2 horas, do que em cima de um atraso de 2 semanas.
É só pensar que um atraso de 2 horas pode ser recuperado em dois dias de trabalho com a extensão de uma hora por dia, ou até na divisão do trabalho com outro integrante do time para não estender este atraso para outras atividades. Agora, um atraso de 2 semanas, não permite uma ação rápida e uma recuperação de um dia para o outro, será necessário várias pessoas, ou vários dias e isso ocasionará atrasos em outros pontos do projeto, gerando um atraso ainda maior.
Então a dica é: Observe com atenção os pequenos atrasos e tome ações para que estes pequenos atrasos sejam recuperados e não gerem atrasos maiores com o passar do tempo. Atrasos pequenos vão se tornando grandes ao longo do tempo, gerando atrasos em tarefas futuras e em ambientes de múltiplos projetos os pequenos atrasos em um projeto específico poderá gerar grandes atrasos em outros projetos.
Lembre-se: Recuperar 1 hora de atraso é possível e provavelmente não ocasionará maiores impactos, por outro lado, recuperar 1 mês de atraso, poderá ter um impacto irrecuperável em um ou mais projetos.
