Muito se fala hoje em dia de metodologias ágeis para gerenciamento de projetos, e algumas das boas práticas de frameworks como o Scrum são muito divulgadas, aceitas e já utilizadas por muitas empresas. Uma das mais famosas é a reunião diária, que vem do inglês Daily Meeting e que também é conhecida no ágil como Standup Meeting, que se traduzido ao pé da letra seria “Reunião em pé“.
Os benefícios já são bem aceitos e sentidos na comunidade de gerenciamento de projetos, principalmente na área de tecnologia da informação, onde o ágil tem conquistado cada vez mais força. Então, não vou falar aqui das vantagens ou desvantagens do gerenciamento ágil, mas vou falar especificamente de como a cerimônia Standup Meeting pode atingir diversos tipos de projetos, e como pode ser aplicada em projetos grandes e globais.
Projetos globais são aqueles em que temos equipes espalhadas em várias localidades, incluindo outros países. Sendo que estes projetos podem dividir tanto a equipe do cliente quanto a equipe da executora. Normalmente estes projetos são grandes e envolvem alguns milhões de doláres, algumas dezenas de pessoas e vários meses de projetos. Então vou tentar ajudar a responder a pergunta de como rodar frameworks ágeis, como o Scrum, em cenários como este?
A Standup Meeting se caracteriza por ser uma reunião diária realizada com toda a equipe envolvida com o desenvolvimento da Sprint, e a sua duração deve ser de 15 minutos, onde um líder reconhecido por todos controla a reunião e dirige três perguntas básicas a todos os participantes da reunião:
1 – O que foi feito no dia anterior desde a última reunião diária?
2 – O que será feito no próximo dia até a próxima reunião diária?
3 – Existem impedimentos para a realização das tarefas planejadas?
Em projetos normais a Standup Meeting proporciona que todos os participantes se juntem em um mesmo local físico, de preferência olhando uns para os outros e de pé. Isso mesmo, de pé, justamente por isso a reunião leva o nome de Standup Meeting. Porém em projetos globais não é possível reunir toda a equipe em uma mesmo local físico, salvo raras exceções.
Então como fazer esta reunião acontecer diariamente, sem falhar as regras, sem exceder o tempo e continuando a ser um evento útil e produtivo? Bom, é ai que o gerenciamento tradicional pode nos ajudar, e principalmente a tecnologia.
Com o gerenciamento tradicional podemos planejar como a equipe irá se distribuir e se encontrar para as reuniões. Se estamos falando de projetos globais teremos pessoas espalhadas por vários cidades dentro de um mesmo país, e também em países diferentes. Em ambos os casos teremos diferenças de fuso horário, e este é o primeiro item a se considerar.
É muito importante que o gerente de projetos consulte todos os envolvidos e decida pelo melhor horário para todos, ou o que costuma acontecer, o horário que menos prejudica a todos. Por exemplo, os brasileiros podem atrasar em 1 hora o almoço e os britânicos adiar em 1 hora, note que o prejuízo foi compartilhado e provavelmente a equipe não verá isso como prejuízo, mas sim como uma alternativa para se juntarem.
O segundo ponto é o idioma, todos que se encontrarem na Standup Meeting precisam se entender, e para isso precisam falar o mesmo idioma. Na maioria dos casos vemos o inglês dominar estes cenários, mas também podemos ver o próprio português, o francês, o alemão, o espanhol e o chinês. Então a segunda missão do gerente é selecionar as pessoas que possam se comunicar em um mesmo idioma.
Por fim, precisamos das estrutura físicas e dos meios comuns de comunicação entre todos. O mais comum ainda é o telefone, porém em muitos casos ainda é o mais caro, ainda mais em ligações internacionais, e quando temos profissionais trabalhando em escritórios diferentes, andares diferentes, Home Office ou aqueles que viajam muito e estáo sempre em áreas DDD ou DDI.
Outra boa alternativa atualmente é o Skype, onde é possível realizar reuniões diretamente pela internet com todos conectados em VOIP, além do compartilhamento de telas entre computadores e de video conferência. No entanto nem sempre a internet é a melhor alternativa, ainda temos limitações de banda e problemas técnicos em algumas regiões do Brasil, que cortam as vozes durante a fala ou impedem o uso de video e voz ao mesmo tempo, ou até mesmo de voz e compartilhamento de telas simultaneamente.
Por fim, uma das melhores alternativas nos dias atuais é uma ferramenta conhecida como Readytalk. O Readytalk permite que uma pessoa presida a reunião abrindo uma conferência através de um número de telefone 0800. Este “presidente” (Chair) será o único que irá pagar a conta, que é uma espécie de assinatura mensal com créditos, limites ou outras configurações. Todos os demais participantes da reunião, ligam para o mesmo 0800, digitam uma senha enviada pelo Chair através de um agendamento de reunião via email, e entram na conferência gratuitamente.
O próprio Readytalk controla a conferência colocando todos os participantes em uma mesma sala virtual de conferência, permitindo que todos liguem de telefones convencionais fixos, de celular, ou até do Skype com créditos para ligações normais. O Readytalk também disponibiliza uma ferramenta web (www.readytalk.com), onde o Chairacessa e compartilha a tela do seu computador, ou várias telas, e os participantes usam a mesma senha do telefone para se conectar neste site da web e ver a tela compartilhada pelo Chair.
Após o gerente do projeto organizar tudo isso, disponibilizar uma ferramenta similar ao Readytalk, definir o horário das Standup Meetings, controlar os convites e a participação remota de todos, a reunião diária pode acontecer tranquilamente sem maiores interferências ou diferenças entre uma Daily Meeting convencional.
Com todos conectados no Readytalk, o Chair pode compartilhar em sua tela do computador o Taskboard e o Burndown, usar estes dois artefatos do Scrum para guiar a Standup Meeting, e fazer as três perguntas para todos os que se juntaram a reunião diária. Lembrando que todos também poderão ver a mesma tela que o Chair através da web.
Obs: Existem diversas ferramentas para montar o Taskboard e o Burndown, eu uso bastante o RTC (Rational Team Concert) da IBM, mas você pode usar qualquer outra que seja de sua preferência.
Sendo bem gerenciado e seguindo as regras do Scrum, como por exemplo, somente os desenvolvedores podem falar e com o foco de responderem apenas as três perguntas, até a duração da Standup Meeting poderá ser mantida.
Para finalizar, posso comentar sobre um projeto razoavelmente grande considerando projetos de tecnologia da informação, onde temos quase 20 desenvolvedores de mais de 5 origens de países diferentes, com a sua maioria européia. Somente em torno de 25% tem a língua inglesa como nativa, sendo que os demais falam o inglês como segunda língua, Mesmo neste cenário conseguimos realizar as Standup Meeting todos os dias, com todos os integrantes, e levando apenas 20 minutos de duração.
As reuniões são muito produtivas por serem rápidas e manterem a essência do Scrum, sendo que os benefícios são enormes, principalmente por estarmos separados. Incluindo que todos conseguem:
1 – Entender em que os demais estão trabalhando;
2 – Rapidamente conseguem identificar problemas;
3 – Rapidamente conseguem vizualizar possibilidades de ajudar uns aos outros.
Neste projeto conseguimos aplicar todas as regras, cerimônias e papéis do Scrum, mas isso é uma outra estória.
Lembrete: Como precisamos de computador e telefone, não aplicamos o “de pé” da Standup Meeting que acontece no formato presencial, mas conheço empresas que o fazem e funciona muito bem. Então vale a dica de que a melhor forma para a sua empresa, será a melhor forma para a você.
