Quase 100% das vezes que pensamos em um projeto, pensamos também em um cronograma não é? Afinal, se bem me recordo uma das regras básicas para se conceituar um projeto é que ele tenha data inicial e final, opa, olha o cronograma ai novamente.
Falando em pensar, assim que pensamos em um cronograma, pensamos antes, durante ou logo depois em estimativas. Pois é, tá ai uma das palavras mais enigmáticas do planejamento de um projeto e que nos faz pensar em várias coisas difíceis de responder, como por exemplo: “Como fazer uma estimativa exata?” ou “Como acertar na mosca uma estimativa?“.
Bom! Estimativa, é apenas e simplesmente uma estimativa, raramente, ou para ser mais ousado, nunca se acerta na mosca uma estimativa, as estimativas são para nos aproximar dos prazos, e para que possamos planejar e prever melhor custos, esforços e recursos.
O grande desafio é justamente como se aproximar ao máximo de uma estimativa ao executar, ou como obter desvios menores ao se realizar uma estimativa? Eu confesso que estas respostas de uma forma simples eu não tenho, mas tenho algumas dicas que podem ajudar.
Uma das estratégias mais comuns ao se dar um prazo para alguma tarefa é a famosa “gordura“, ou para os que gostam de disfarçar, a também famosa “margem de segurança“. Sou contra o consumo exagerado de gorduras, como todas as técnicas precisamos ter cuidado para não fazer mal.
Primeiro porque usando as “gorduras” ficaremos cada vez mais longe de ter um histórico de estimativas confiável, e com isso conseguir diminuir os desvios. O conceito é simples, quando se pensa no tempo que será gasto em uma atividade futura, imaginando como ela será e o que pode acontecer, no início a chance de errar é maior, porque somente quando a execução ocorrer é que se descobrirá que vários detalhes foram esquecidos, e por isso os desvios acontecem. Com o tempo as ocorrências não imaginadas vão sendo adicionadas as próximas estimativas, e com isso elas vão ficando melhores e com menos desvios. Isso é o que podemos chamar de calibragem da estimativa.
Se você utilizar as “gorduras” o máximo que você vai conseguir é ter desvios menores do consumo da sua “gordura“, além de que você terá que ficar enganando o Sr. Parkinson e o Estudante, que são os outros motivos pelos quais eu sou contra a “margem de segurança” indiscriminada nas estimativas.
A Lei de Parkinson diz que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído“, ou seja, se você utilizar a famosa “gordura” e colocar ela no seu cronograma pode chamar a pessoa que irá realizar a tarefa de Sr. Parkinson, porque ela irá consumir todo o tempo disponibilizado para a atividade, independente de ser necessário ou não. Em outras palavras, todo o prazo dado, será usado!
A Síndrome do Estudante é outra que acaba com a técnica da “gordurinha”, 10 a cada 11 estudantes são acometidos por esta doença. Ela simplesmente faz com que se deixe tudo para a última hora, e se adie, adie, adie até o último momento para se realizar a atividade, o que na maioria das vezes causa atraso. O mais interessante é que se um Estudante recebe uma tarefa com 5 dias para ser executada, ele olha para ela e imagina que gastará apenas 1 dia para realizá-la, porque ele é “esperto” e fica tranquilo, deixando para trabalhar nela apenas no último dia. Quando por mistério, no último dia não dá tempo, e ele entrega atrasado, vira noite ou se quer entrega. É ou não é uma doença?
O Sr. Parkinson e o seu amigo Estudante são viciados em gorduras, um deles, ou os dois juntos, vão consumir todas as reservas de gordura do seu cronograma. Por isso cuide da saúde do seu cronograma e o faça magrinho, e coloque em seu cardápio apenas gorduras sadias.
Bom, tá ai a minha dica. Quando pensar em “gorduras” ou “margem de segurança” lembre-se do Sr. Parkinson e do Estudante amigo dele e veja se na sua equipe existente tais figurinhas. Se houver pense que terá que ficar enganando-os, e ainda por cima criar mais controles para se preocupar, e acabará deixando de aproveitar uma excelente oportunidade de melhorar as suas estimativas e diminuir os seus desvios no futuro.
Dica: Na medicina há gorduras boas e ruins não é? Nos projetos também podemos fazer esta leve comparação, usar gorduras simplesmente para garantir prazos, ou utilizar estimativas mal feitas e acrescentar gorduras para garantir pode ser perigoso. Procure analisar sempre a maturidade da sua equipe e tente outras técnicas como o método da corrente crítica, ou técnicas reconhecidas de estimativas como PERT por exemplo, onde você poderá ter mais controle, e principalmente um histórico a longo prazo.
Lembre-se: As estimativas só acertam em 100% depois das tarefas estarem concluídas, o que não será mais uma estimativa, e você só conseguirá melhorar as suas estimativas com histórico e com acompanhamento, e só o tempo diminuirá os desvios de planejamento.
Dica: Ao invés de tentar “passar a perna” em seu cliente divulgando uma estimativa com “gorduras”, experimente conversar abertamente com ele e explicar como funcionam as estimativas, e inclusive como ele poderá ajudar para que elas sejam mais precisas.
