Eu gostaria de comentar um pouco sobre um problema ainda existente no mundo dos projetos, as reuniões improdutivas e disfuncionais que acarretam em perda de tempo, desmotivação da equipe e consequentemente, no atraso de entregas e até mesmo do projeto todo.
Esta “doença” dos projetos é também conhecida como “reunionite“, e apesar de ter sintomas clássicos e largamente difundidos, muitas vezes o diagnóstico é lento e incorreto.
No último dia 12 de abril foi diagnosticado um caso grave de “reunionite“. Vários membros do governo do Estado de Santa Catarina, mais precisamente o governador do estado, três senadores, 15 deputados federais, 14 estaduais, além de alguns prefeitos e vereadores foram até Brasília para uma reunião com o governo federal para receberem as datas importantes (marcos) do projeto de duplicação da rodovia BR101.
Somente após o início da reunião, com toda a comissão citada já em Brasília, é que ficaram sabendo que o principal influenciador da reunião, o ministro dos transportes, não estaria presente, nem tão pouco os dirigentes das empresas que estão executando as obras.
Lembrando que todos os envolvidos foram deslocados com o objetivo único de ouvir o ministro dos transportes divulgar as datas dos marcos mais importantes do projeto, a reunião foi totalmente improdutiva, e nenhum dos participantes precisaria ter se deslocado até o local agendado.
Este é um exemplo claro da falta de planejamento e da ausência de objetividade de reuniões, que além de nãogerar valor agregado nenhum ao projeto, ainda gera desperdício de dinheiro, agravado pelo deslocamento de vários recursos que poderiam estar executando outras tarefas produtivas para o projeto.
O recado que deixo é para que tenhamos mais cuidado com as reuniões. Procure planejar bem a pauta da reunião, confirme com uma certa antecedência o comparecimento das pessoas chaves, vá preparado para a reunião e se a reunião não for gerar o valor esperado cancela-a antes de seu início, evitando com isso aumentar e prolongar o problema.
Outra dica é para as reuniões mais frequentes, semanais por exemplo, deve-se ter mais atenção para dois momentos, o início que é quando ainda não entramos no tema da reunião e podemos ter atrasos na espera de todos os participantes, e no fim, quando prolongamos assuntos já encerrados ou entramos em temas que não deviam ser discutados na reunião originalmente agendada.
A reunião é uma arma forte para o sucesso do projeto, mas também pode gerar fracassos se não for bem conduzida.
