O PRINCE2 – Project In a Controlled Environment, ou em português Projetos em Ambiente Controlado, é um método de gerenciamento de projetos estruturado com base na experiência obtida com milhares de projetos. É adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu gerenciamento, controle e organização.
O PRINCE2 é extensivamente utilizado em mais de 150 países, em todas as regiões do mundo, em mais de 20 mil organizações.
Atualmente também, o número de profissionais que obtém qualificações PRINCE2 cresce em torno de 20% ao ano, em todo o mundo, inclusive no Brasil.
O PRINCE2 é publicado através do manual chamado “Gerenciando Projetos de Sucesso com o PRINCE2”, que é mantido pelo Departamento de Comércio do Governo, também conhecido pela sigla OGC.
O OGC e sua equipe de autores e colaboradores é responsável pela manutenção e distribuição do manual do PRINCE2 atualizado, bem como pelas traduções em diversos idiomas pelo mundo, incluindo o português, que teve a participação do nosso grande prof. Farhad na última versão de 2011, e que pode ser encontrado no Brasil com a seguinte capa:
O principal propósito do manual “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2” é apresentar o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, buscando responder as várias perguntas das pessoas envolvidas com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais como:
Esta área do blog FabioCruz.com se destina a apresentar de forma resumida e objetiva o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, com base na última versão do manual Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2, contendo os seguintes contéudos que podem ser acessados pelos links nas abas no topo deste post.
Visite cada uma das seções da área PRINCE2 de FabioCruz.com, e saiba mais sobre este método de sucesso de gerenciamento de projetos.
O PRINCE2 – Project In a Controlled Environment, ou em português Projetos em Ambiente Controlado, é um método de gerenciamento de projetos estruturado com base na experiência obtida com milhares de projetos. É adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu gerenciamento, controle e organização.
A origem do PRINCE2 é britânica, mas já é utilizado em mais de 150 países de todas as regiões do mundo, inclusive no Brasil.
O PRINCE2 é publicado através do manual chamado “Gerenciando Projetos de Sucesso com o PRINCE2″, que é mantido pelo Departamento de Comércio do Governo, também conhecido pela sigla OGC.
O principal propósito do manual “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2″ é apresentar o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, buscando responder as várias perguntas das pessoas envolvidas com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais como:
Para responder a estas perguntas e apresentar o método de gestão PRINCE2, a seguinte estrutura, conceitos e conteúdos são apresentados:
Para o PRINCE2, os projetos são meios pelos quais introduzimos mudanças, partindo da definição de que um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócio, de acordo com um Business Case pré-acordado. Além de se distinguir das operações pelas seguintes características:
Para o PRINCE2, o gerenciamento de projetos é o desenvolvimento das entregas do projeto, conhecido como produtos, que produzem os resultados do projeto, controlando o trabalho especializado necessário para a criação dos produtos do projeto.
O PRINCE2 é sim um método não proprietário que é considerado realmente genérico e pode ser aplicado a qualquer projeto, não importante o tamanho, tipo ou organização.
Isso se dá porque o PRINCE2 isola aspectos do gerenciamento do trabalho de projeto das contribuições especializadas, tais como arquitetura, desenvolvimento, construção, e etc. Sendo que o PRINCE2 permite que estas contribuições especializadas necessárias para complementar qualquer tipo de projeto sejam facilmente integradas com o método de gerenciamento do PRINCE2, formando um framework geral para realizar o trabalho do projeto.
O gerente de projetos (GP) no PRINCE2 é o responsável por planejar a sequência de atividades do trabalho do projeto que irá construir o produto do projeto, e controlar a realização deste trabalho.
Para que o trabalho do projeto possa ser realizado, o GP precisa delegar parte deste trabalho, ou todo o trabalho, para outras pessoas, especialmente devido a característica de interfuncionalidade do time do projeto.
Com o trabalho do projeto em andamento, a responsabilidade do GP é monitorar os progressos do projeto comparando-o com o plano original, com o objetivo de manter o realizado próximo ao planejado.
O GP precisa levar em conta que não é possível assumir que tudo sairá conforme o planejado, e com isso, se o plano não estiver sendo cumprido, o GP terá de fazer algo a respeito através do controle.
Considerando também que o controle também deve ser realizado quando tudo está correndo bem, pois neste cenário o GP poderá ter a oportunidade para melhorar o desempenho do projeto, acelerando ou reduzindo os custos, por exemplo.
Assim, o PRINCE2 fornece total apoio ao GP através do seu objetivo de fazer com que as informações certas estejam disponíveis na hora certa, para as pessoas certas tomarem as decisões certas.
Para o PRINCE2, todo projeto tem 6 variáveis, ou seja, 6 aspectos do desempenho do projeto que precisam ser gerenciados, podendo ser respondidos através das respostas das seguintes perguntas:
Sendo assim, o PRINCE2 é um framework integrado de processos e temas que trata de planejamento, delegação, monitoramento e controle de todos esses os 6 aspectos apresentados acima.
O método PRINCE2, aborda o gerenciamento de projetos com 4 elementos integrados de princípios, temas, processos e ambientes de projeto.
Estes elementos são:
Para finalizarmos a seção de introdução, vamos entender alguns benefícios conhecidos quando se adota o método PRINCE2 para gerenciar projetos:
O PRINCE2 é um método de gerenciamento de projetos, aplicável a qualquer projeto, devido ao fato de ser baseado em princípios.
Estes princípios tem origem em lições aprendidas em projetos (positivas e negativas), e estes princípios proporcionam um framework de boas práticas, sendo a aplicação destes mesmos princípios o elemento que define um projeto PRINCE2.
Vamos entender quais são os 7 princípios que caracterizam se um projeto está usando o PRINCE2 ou não, e compreender porque são tão importantes.
Um projeto PRINCE2 precisa ter uma justificação de negócio contínua, e isso significa que é preciso haver uma razão justificável para iniciar o projeto, sendo que esta justificativa precisa se manter e ser válida durante toda a vida do projeto, e por fim, a justificativa deve estar documentado e aprovada.
A justificativa do projeto é documentada na forma de Business Case.
As equipes de projetos gerenciados com o método PRINCE2 aprendem com a experiência, a partir da busca pelas lições aprendidas e do seu registro que servirá como base para ações ao longo de toda a vida do projeto.
Um ponto que é bem claro no PRINCE2, é que aprender com a experiência, está presente no início, durante a realização, e no encerramento do projeto, da seguinte maneira:
– No início do projeto deve se visitar as lições aprendidas de projetos anteriores ou similares, para se identificar quais podem ser aplicadas.
– Durante o andamento do projeto as lições devem ser aprendidas em todos os momentos, sempre com o objetivo de buscar oportunidades de melhorias no projeto.
– No encerramento do projeto deve-se buscar compreensão de todas as lições registradas, pois se as lições não provocarem mudanças serão apenas lições identificadas e não aprendidas.
Em um projeto PRINCE2 há papéis e responsabilidades definidos na estrutura organizacional, envolvendo interesses de negócio, dos usuários e dos fornecedores.
É importante que os projetos PRINCE2 tenham no mínimo as seguintes partes interessadas:
Para todos estes papéis é fundamental responder a seguinte pergunta: “O que se espera de mim no projeto?”
Um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado por estágios.
Com estágios é possível ter pontos de controle ao final de cada estágio, avaliando a situação do projeto e podendo até considerar a sua continuidade ou não, validando por exemplo, se a justificativa do projeto continua válida.
A divisão do projeto em estágios mais curtos oferece mais controle, porém aumentam a carga de gerenciamento, considerando que um planejamento só pode ser feito e um nível de detalhamento gerenciável e previsível, ou seja, o PRINCE2 sugere que não se planeje além de um horizonte sensível, que se possa realmente visualizar.
Para superar esta questão do horizonte, o PRINCE2 sugere:
O PRINCE2 exige que se tenha um número mínimo de 2 estágios, sendo 1 de iniciação e um ou mais de gerenciamento.
Um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto, para estabelecer os limites da autoridade delegada.
Isso significa que a governança define responsabilidades distintas para direcionar o gerenciamento, entregar o projeto e definir claramente as responsabilidades de prestação de contas em cada estágio.
A prestação de contas se dá pela delegação de autoridade de um nível gerencial para o próximo, através de tolerâncias em relação aos seguintes 6 objetivos do plano do projeto:
As tolerâncias são monitoradas através de controles que permitam identificar se as mesmas estão excedidas, sendo que quando isso ocorre o próximo nível de gerenciamento deve ser consultado.
Exemplo: Até o limite de 1 semana de atraso de uma entrega do produto do projeto, o gerente de projeto não precisa comunicar o comitê diretor do projeto, excedendo 1 semana o comitê deve ser comunicado imediatamente.
Como complemento, deve existir mecanismos que garantam a cada uma das camadas gerencias confiança que os controles das tolerâncias são eficazes.
Um projeto PRINCE2 concentra seu foco na definição e entrega de produtos, particularmente no que diz respeito a requisitos de qualidade.
Para o PRINCE2 um projeto bem sucedido é orientado por resultados e não por atividades, sendo que o propósito do projeto é atender as expectativas dos Stakeholders do projeto, de acordo com a justificativa de negócio.
O PRINCE2 é adaptado para se adequar ao ambiente do projeto, considerando porte ou tamanho, complexidade, importância, capacidade e risco.
O propósito desta adequação é garantir que o método de gerenciamento de projeto esteja relacionado com o ambiente do projeto, e que os controles do projeto se baseiem no porte do projeto, complexidade, importância, capacidade e risco.
Para que isso seja possível, é preciso que o Comitê Diretor do Projeto, juntamente com o Gerente de Projeto, tomem as decisões sobre como o método será aplicado, e assegura que todos os Stakeholders entendam como o PRINCE2 será usado, e descrevendo este método no Documento de Iniciação do Projeto.
Os temas do PRINCE2 descrevem os aspectos do gerenciamento de projetos que devem ser tratados de forma contínua, sendo afirmado pelo manual Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2, que qualquer gerente de projeto que dê atenção a esses temas desempenhará seu papel com profissionalismo.
O ponto forte do PRINCE2 é a maneira como os 7 temas se integram, se relacionando entre si e formando um todo.
A ordem cronológica de aplicação destes temas é definida pelo fluxo dos Processo do PRINCE2. Neste tópico serão apresentados apenas os temas com propósito, definições, abordagem e responsabilidades.
Tem o objetivo de responder o “Por quê?” do projeto ser realizado ou continuado, através da apresentação da combinação ideal de informações utilizadas para decidir se o projeto é, e continua sendo, desejável, viável, realizável e se vale a pena investir nele.
O Business Case (BC) também precisa conter as saídas do projeto, que são os produtos especialistas do projeto, o resultado, ou mudança, obtida com o uso das saídas do projeto e o benefício obtido com o resultado, que precisa ser uma melhoria mensurável.
O BC é desenvolvido no início do projeto, mantido ao longo de toda a vida do projeto, verificado em cada ponto de decisão fundamental, como as avaliações de final de estágio, e confirmado quando os benefícios começam a se acumular.
O Executivo é o responsável pelo BC, não significa que ele irá escrever o BC, mas sim assegurar que ele seja escrito e aprovado.
A revisão do BC deve ser realizada para orientar a tomada de decisão, sempre:
A abordagem de confirmação dos benefícios do BC destina-se a:
O conteúdo sugerido para um bom BC, contém no mínimo:
Responsabilidades mais relevantes ao assunto Business Case
Tem o objetivo de responder “Quem?” irá realizar o trabalho do projeto, sendo que é preciso distribuir o trabalho entre os gerentes, além de descrever os papéis e responsabilidades na equipe de gerenciamento do projeto.
O Princípio PRINCE2 de papéis e responsabilidades declara que um projeto terá sempre 3 categorias de partes interessadas (Stakeholders) e o interesse das 3 devem ser atendidos para que o projeto seja bem-sucedido. As 3 categorias são:
Níveis de organização
Além das partes interessadas, o PRINCE2 define os quatro níveis de gerenciamento que podem ser observados na imagem a seguir, e que também são conhecidos como Organização do Projeto.
* Gráfico originado do material da ATHEM
O nível superior é chamado de Gerência Corporativa ou do Programa, que está fora do gerenciamento do projeto, e não participa dele e nem faz parte da equipe do projeto. Porém é a responsável pela organização do projeto, incluindo a identificação do Executivo e pela definição das tolerâncias no nível do projeto, com as quais o Comitê Diretor do Projeto irá trabalhar.
A Equipe de Gerenciamento do Projeto tem 3 níveis, e é uma estrutura temporária, sendo criada para o projeto e dissolvida quando o mesmo estiver concluído.
O nível mais alto é composto pelo Comitê Diretor do Projeto, que por sua vez é composto pelos Usuários Principais, pelo Executivo e pelos Fornecedores Principais que foram descritos anteriormente nas categorias de partes interessadas.
No PRINCE2 o Comitê Diretor do Projeto é o responsável pelo sucesso do projeto, sendo o responsável também pela aprovação de todos os planos e recursos principais, pela autorização de qualquer desvio que exceda as tolerâncias de estágio, pela aprovação da conclusão de cada estágio completado e início do próximo estágio, e pela comunicação com as outras partes interessadas.
O nível intermediário é o Gerente de Projetos, que para o PRINCE2 é o responsável pelo gerenciamento diário do projeto dentro das restrições determinadas pelo Comitê Diretor do Projeto, tendo a principal responsabilidade de garantir que o projeto produza os produtos necessários.
Já o nível mais baixo é o Gerente de Equipe Especialista é responsável pela entrega dos produtos do projeto dentro de uma qualidade adequada em um período de tempo e custo especificados.
Dependendo do porte e complexidade do projeto, pode não ser preciso a nomeação de um Gerente de Equipe Especialista, assumindo esta posição os próprios membros da equipe que responderão diretamente ao GP.
Suporte do Projeto
O PRINCE2 traz um papel novo que contribui, colabora e distribui muito bem o trabalho do GP. O GP é responsável pelo Suporte do Projeto, e pode delegar para este o trabalho, ou parte do trabalho administrativo do projeto, que compreende:
Lembrando que para o PRINCE2 o Suporte do Projeto não é opcional, o opcional é a alocação de um individuo ou grupo em separado para executar estas tarefas.
Garantia do Projeto
O Comitê Diretor do Projeto é responsável por monitorar o desempenho do projeto nas áreas “usuário”, “fornecedor” e “negócio”. Para alcançar este objetivo, o Comitê poderá decidir delegar suas funções de garantia para outra entidade, de modo a garantir que o projeto seja executado sem problemas.
Uma das melhores maneiras de aplicar a Garantia do Projeto é considerar porque precisamos dela. O GP pode estar ocultando informações ou fornecendo informações incorretas ao Comitê Diretor do Projeto. Com isso, a Garantia do Projeto pode fornecer uma visão independente de como o projeto realmente está se desdobrando, verificando se de fato foram criados os produtos e se estão realmente atendendo a qualidade do projeto.
Responsabilidades mais relevantes ao assunto Organização
Tem o objetivo de responder “O quê?” o projeto se propõe a entregar, definindo e implantando o meio pelo qual o projeto criará e confirmará os produtos adequados aos projeto.
O tema Qualidade define como será assegurado que os produtos do projeto:
O Princípio PRINCE2 Foco no Produto é o centro do Tema Qualidade, que deverá fornecer uma explicita compreensão comum a todos sobre o que o projeto criará (escopo) e os critérios para sua avaliação (qualidade).
O tema Qualidade também abrange a melhoria contínua durante o projeto, buscando formas de aumentar a eficiência e eficácia.
Para o PRINCE2 a definição de qualidade é a mesma do ISO 9000, porém com a diferença de voltada especificamente para os trabalhos do projeto.
Então, Qualidade é:
Definida como a totalidade das funcionalidades e características inerentes ou associadas a produto, pessoa, processo, serviço e/ou sistema que confirme sua habilidade de alcançar as expectativas ou satisfazer às necessidades estabelecidas, requisitos ou especificações.
Sendo que para o PRINCE2, um produto pode ser uma pessoa, um processo, serviços e/ou sistemas.
Gerenciamento da Qualidade
O gerenciamento da qualidade do PRINCE2 aborda Planejamento, Controle e Garantia da Qualidade.
O planejamento da qualidade é constituído por:
Controle, é o foco nas técnicas operacionais e atividades usadas por aqueles envolvidos para cumprir os requisitos necessários da qualidade e identificar meios de eliminar as causas de desempenho insatisfatório.
O Controle da Qualidade é constituído por:
Garantia, é a ação de fornecer uma verificação de que a direção e gerenciamento do projeto são adequados à natureza do projeto e que atende as diretivas e padrões da gerência corporativa ou de programa.
Estas atividades de garantia da qualidade estão fora do escopo do PRINCE2, devido ao fato de ser de responsabilidade da gerência corporativa.
Responsabilidades mais relevantes ao assunto Qualidade
Os temas Planos, Risco, Mudanças e Progresso, estão na parte 2. Continue lendo clicando aqui.
O PRINCE2 requer a aplicação dos 7 temas em seus projetos, porém esta aplicação deve ser adequada a cada projeto específico, podendo ser adequados para cima ou para baixo, ou seja, aumentar a documentação necessária para realizar o projeto, ou diminui-la, aplicando processos mais informais em projetos de baixo risco.
Os temas Business Case, Organização e Qualidade, estão descritos na parte 1. Leia clicando aqui.
Tem o objetivo de responder “Como?”, “Quanto?” e “Quando?” o projeto será realizado, facilitando a comunicação e o controle, definindo os meios de entrega dos produtos.
Para o PRINCE2 o gerenciamento eficaz do projeto depende de um planejamento eficaz porque, sem um plano, não há controle, sendo que o planejamento fornece a todos os envolvidos no projeto informações sobre:
Um plano para o PRINCE2 é um documento que descreve como, quando e por quem as metas específicas devem ser concretizadas, devendo conter informações e detalhes suficientes para confirmar que as metas são alcançáveis.
O PRINCE2 recomenda os seguintes planos para refletir as necessidades dos diferentes níveis de gerenciamento:
– Plano do Projeto, que fornece uma declaração de como e quando as metas de tempo, custo, escopo e qualidade de um projeto devem ser alcançadas, mostrando os principais produtos, atividades e recursos necessários para o projeto.
– Plano de Estágio, que é semelhante em conteúdo com o Plano de Projeto, porém com um detalhe bem maior sobre o estágio a ser iniciado, proporcionando um controle dia-a-dia pelo GP. Cada plano de estágio deve ser produzido próximo ao fim do estágio atual.
Esta estratégia de quebra do plano do estágio e realização do mesmo somente próximo ao início do estágio, resolve a questão do horizonte de planejamento, e diminui os riscos por ser realizado próximo aos eventos que ocorrerão.
– Plano da Equipe Especializada, facilita a execução de um ou mais pacotes de trabalho. São planos opcionais, sendo determinados de acordo com o tamanho e complexidade do projeto. O PRINCE2 não descreve este plano, pelo fato do mesmo poder ser formalizado em vários formatos diferentes.
– Plano de Execução, é elaborado para o nível de gerenciamento da execução do projeto, para mostrar as ações necessárias para recuperação do efeito de um desvio de tolerância.
Filosofia
A filosofia por trás da produção de planos no PRINCE2 é que os produtos necessários são identificados primeiro, e só depois as atividades, as dependências e os recursos necessários para entregar esses produtos são identificados. Esta filosofia é conhecida como planejamento baseado em produtos e é usado para todos os planos.
Para preparar bons planos é necessário realizar a seguinte abordagem do PRINCE2
Responsabilidades mais relevantes ao assunto Planos
Tem o objetivo de responder “E se … ?” acontecer um evento no projeto, como os gerentes de projeto irão gerenciar as incertezas em seus planos e em um ambiente de projetos.
Para o PRINCE2, um risco é um evento incerto ou conjunto de eventos que, se ocorrer, terá efeito na concretização dos objetivos. Consiste em uma combinação da probabilidade de que uma ameaça percebida ou oportunidade ocorra, e a magnitude de seus impactos nos objetivos, que podem ser através de ameaças (negativo) ou oportunidades (positivo).
O que está em risco são os objetivos do projeto, e podem refletir nas variáveis (aspectos) do projeto. Sendo que para o gerenciamento dos riscos ser eficaz, os riscos precisam ser:
A abordagem do PRINCE2 para o gerenciamento de riscos é baseada no M_o_R, que é uma publicação do OGC chamada Management of Risks: Guidance for Practitioners.
A partir disso o PRINCE2 recomenda um procedimento para o gerenciamento de riscos, que consiste nas seguintes 5 etapas:
Um aspecto importante de identificar riscos é ser capaz de fornecer uma expressão clara e não ambígua de cada um, considerando os seguintes aspectos:
O PRINCE2 também sugere o planejamento das respostas aos riscos, que são:
– Para as ameaças:
– Para as oportunidades
Também é importante realizar um orçamento de riscos, especialmente para financiar as respostas de gerenciamento especifico das ameaças e oportunidades.
Responsabilidades mais relevantes ao assunto Riscos
Tem o objetivo de responder “Qual é o impacto?” que uma mudança terá no projeto, identificando, avaliando e controlando qualquer mudança potencial e aprovada em relação à linha de base.
As mudanças são inevitáveis e por isso é preciso ter uma abordagem sistemática para identificar, avaliar e controlar issues que podem resultar em mudanças.
As issues podem ser preocupações ou problemas gerados por imprevistos, requisições de mudança ou casos de falha de qualidade (não conformidades).
Para o PRINCE2 a primeira abordagem para as mudanças é definir controles para as issues, mudanças e gerenciamento de configuração. Neste caso é importante definir quem será a autoridade de mudança, ou seja, quem irá revisar e aprovar as mudanças, além de determinar qual é o orçamento para as mudanças.
No caso das mudanças é fundamental controlar as requisições de mudança através dos seguintes procedimentos:
Responsabilidades mais relevantes ao assunto Mudanças:
Tem o objetivo de responder “Onde estamos agora?”, “Aonde estamos indo?” e se “Devemos continuar?” com o projeto, explicando principalmente o processo de tomada de decisões na aprovação de planos, no monitoramento do desempenho efetivo e no processo de levar questões a níveis hierárquicos superiores.
Dois dos Princípios do PRINCE2 que são Gerenciar por Estágios e Justificação Continuada para o negócio, recebem contribuição do Tema Progresso, que fornece mecanismos para monitoramento e controle, habilitando a avaliação critica da viabilidade continuada.
Outro Princípio do PRINCE2 que é Gerenciar por Exceção, também recebe apoio do Tema Progresso, que fornece mecanismos para monitorar o progresso em relação as tolerâncias permitidas, e os controles para escalar para o nível seguinte quando necessário.
O progresso então, é a medida de realização dos objetivos de um plano, podendo ser monitorado em nível de pacote de trabalho, estágio e projeto.
Controles do Progresso
Os controles de progresso precisam garantir, que para cada nível da equipe de gerenciamento do projeto, o nível de gerenciamento possa:
Exceções e Tolerâncias
Uma exceção é uma situação em que pode ser previsto que haverá um desvio além dos níveis de tolerância acordados.
As tolerâncias são os desvios permitidos para mais ou para menos em uma estimativa planejada sem que se escale o desvio para o próximo nível de gerenciamento.
As estimativas que podem ser controladas por níveis de tolerância são as 6 variáveis do projeto, ou aspectos de gerenciamento, que são: Tempo, Custo, Escopo, Risco, Qualidade e Benefícios.
O PRINCE2 tratá o progresso com uma abordagem que envolve medir o progresso efetivo em relação às metas de desempenho de Tempo, Custo, Escopo, Risco, Qualidade e Benefícios, e depois usar essas informações para tomar decisões e adotar ações quando necessário.
Para isso o PRINCE2 fornece controle de progresso com as ações de:
Sendo que estes controles do projeto devem ser documentados no Documento de Iniciação do Projeto.
Delegação de autoridade
O mais importante neste item diz respeito a quais são os papéis e suas responsabilidades na definição de tolerâncias, no controle do progresso e das exceções ao longo do ciclo de vida do projeto.
Para entender como ocorre a delegação de autoridade entre os papéis e quais são suas responsabilidades quanto as tolerâncias, exceções e progresso, veja a figura a seguir:
* Gráfico originado do material da ATHEM
Estágios de Controle
Outra abordagem para um bom controle do progresso é o uso de número de estágios, duração de estágios e o uso de estágios técnicos se forem necessários.
Controles orientados a eventos e tempo
O PRINCE2 fornece dois tipos de controles de progresso que podem ser utilizados ao longo do ciclo de vida do projeto, que são:
Linhas de Base
As linhas de base são os registros do que foi planejado e do que se pretende alcançar semana por semana, por exemplo. Para realizar este controle, o GP pode definir linhas de base para o Projeto, Estágios, Exceção e Pacotes de Trabalho, ou seja, definir as metas para cada um destes itens, registrando suas linhas de base e utilizando para controle do progresso.
Revisão do Progresso
Parte integrante do controle do progresso, é revisar periodicamente o progresso do projeto, para isso o GP poderá revisitar os seguintes produtos de gerenciamento:
Captura e relato de lições
Outro ponto fundamental no progresso é o registro e o reporte de lições ao revisar o próprio progresso. Para isso podem ser utilizados os seguintes produtos de gerenciamento:
Relatórios de progresso
Ao se realizar o controle do progresso do projeto é necessário distribuir relatórios para comunicar este progresso para todos os envolvidos. A frequência dos relatórios deve refletir o nível de controle necessário e isso pode variar durante o projeto.
Os seguintes documentos de gerenciamento são usados para relatórios de progresso:
Responsabilidades mais relevantes ao assunto Progresso
O PRINCE2 requer a aplicação dos 7 temas em seus projetos, porém esta aplicação deve ser adequada a cada projeto específico, podendo ser adequados para cima ou para baixo, ou seja, aumentar a documentação necessária para realizar o projeto, ou diminui-la, aplicando processos mais informais em projetos de baixo risco.
O método PRINCE2 é uma abordagem baseada em processos para o gerenciamento de projetos.
Um processo é um conjunto de atividades estruturadas e desenhadas para concluir um objetivo específico. Para isso, um processo tem entradas definidas e as transforma em saídas definidas.
No PRINCE2 há 7 processos, que fornecem o conjunto de atividades necessárias para direcionar, gerenciar e entregar um projeto com êxito.
Na figura a seguir, é possível visualizar quando e como cada processo é utilizado ao longo da vida de um projeto.
* Gráfico originado do material da ATHEM
O Comitê Diretor do Projeto define a direção e toma as principais decisões ao longo da vida do projeto, sendo que as suas atividades são cobertas pelo processo Directing a Project (DP), que abrange desde as atividades de pré-projeto até o estágio final. Incluindo atividades de aprovação e autorização de estágios, fases e projeto.
Este é o momento de avaliar a ideia ou necessidade do projeto, analisando seus objetivos de negócio, e respondendo a pergunta mais importante antes de se iniciar um projeto: “Este projeto vale a pena e é viável?”.
Estas atividades são cobertas pelo processo Starting up a Project (SU).
Depois que a decisão de avançar com o projeto foi tomada, é preciso que ele seja planejado em detalhes.
O planejamento detalhado, a definição de estratégias e controles para gerenciamento do projeto, o desenvolvimento de um Business Case completo e a comunicação dos benefícios e suas revisões estão contidos no Processo Initiating a Project (IP).
Ainda no estágio de Iniciação, o processo de Managing a Stage Boundary (SB) é utilizado para planejar em detalhes o próximo estágio.
Este é o estágio que produz o Documento de Iniciação do Projeto, que deve ser revisado pelo Comitê Diretor do Projeto para que este decida, e autorize ou não, o avanço do projeto.
Este é o estágio em que o Comitê Diretor do Projeto delega o controle diário do projeto do Gerente de Projeto, em uma base estágio por estágio. O GP por sua vez delega o trabalho a ser realizado, garantindo que os produtos cumpram as especificações relevantes para que sejam aprovados.
É neste momento também que o GP garante o progresso de acordo com as linhas de base estabelecidas e aprovadas e de acordo com as metas de desempenho, considerando as tolerâncias acordadas.
O GP também garante que o conjunto de registros do projeto sejam realizados e mantidos, tais como:
Também sendo o estágio que o GP comunica o Comitê Diretor do Projeto sobre o progresso com os relatórios de destaque periódicos.
Todas estas atividades estão contidas no processo Controlling a Stage (CS), e são de responsabilidade do Gerente de Projeto.
Já o Gerente de Equipe Especialista é o responsável pelas atividades do processo Managing Product Delivery (MP), que devem cobrir:
Ainda neste estágio, o GP realiza as atividades do processo Managing a Stage Boundary (SB), que devem cobrir:
A partir disso o Comitê Diretor do Projeto, autoriza ou não o avanço do projeto, também no processo Managing a Stage Boundary (SB).
Um projeto é um empreendimento temporário, então durante o estágio final é a hora de descomissionar o projeto.
É importante lembrar que este estágio só pode ser iniciado após o GP obter aprovação para todos os produtos do projeto.
Para que o projeto possa ser encerrado, é fundamental que o Comitê Diretor do Projeto esteja satisfeito em relação ao produto que será entregue, e que os usuários que o receberão também estão satisfeitos e com a posição de possuir o produto e utilizá-lo continuamente.
Com esta certeza, a documentação do projeto pode ser organizada e arquivada, e o desempenho do projeto deve ser avaliado em relação ao seu plano original, finalizando com a liberação de todos os recursos do projeto.
Estas atividades de descomissionamento estão contidas no processo Closing a Project (CP), que também pode receber uma solicitação de Encerramento Prematuro, por parte do Comitê Diretor do Projeto, a qualquer momento ao longo do ciclo de vida do projeto.
O PRINCE2 requer que haja pelo menos 2 estágios de gerenciamento, sendo o primeiro o de Iniciação.
O processo Managing a Stage Boundary (SB) é realizado pela primeira vez no final do Estágio de Iniciação, e repetido ao final de cada estágio posterior. Apenas não sendo realizado no Estágio de Entrega Final. Este processo também é utilizado para se preparar os planos de exceção, que neste caso pode ser realizado no Estágio Final.
Este é um modelo excelente para se entender a sequência, a lógica e as repetições dos processos e algumas de suas atividades dentro do método do PRINCE2. Este modelo utilizando cores foi desenvolvido por Frank Turlay, que é parte integrante do Manual PRINCE2 Pré-Curso e disponibilizado pela ATHEM.
A seguir é disponibilizada uma versão de FabioCruz.com, baseada na versão original de Frank Turlay. Para entendimento siga o fluxo dos processos, suas atividades e acompanhe a ilustração de cores para entender quando ocorre cada um dos processos, e qual a repetição de cada um ao longo do ciclo de vida do projeto de acordo com a legenda fornecida.
* Gráfico originado do material da ATHEM
O entendimento deste fluxo de processo do PRINCE2, juntamente com o entendimento dos Princípios, Temas e Adequação, é um bom caminho para quem busca a certificação PRINCE2 Foundation, porém, há muito mais detalhes contidos nos 7 Processos, suas atividades, papéis e responsabilidades que podem ser obtidos no Manual Gerenciando Projetos com PRINCE2.
Estes entendimentos mais completos são necessários para quem busca as certificações mais avançadas, como a PRINCE2 Practitioner. Então não deixe de ler o Manual do PRINCE2 na íntegra e buscar outros materiais de referência e apoio a estudos e práticas.
Deixo aqui como recomendação o site da ATHEM, que é uma das empresas autorizadas, e com instrutores oficiais, para treinamentos de PRINCE2 no Brasil.
Uma das grandes vantagens e pontos fortes do PRINCE2 é a sua adequação aos mais diversos ambientes de projetos.
Para o PRINCE2, adequar refere-se ao uso apropriado do PRINCE2 em um dado projeto, garantido que exista a correta quantidade de planejamento, controle, governança e o uso dos processos e temas.
Alguns entendimentos errados indicam que não é necessário aplicar o PRINCE2 completo para um projeto específico, simples ou pequeno, por exemplo. Porém, este não é o entendimento correto, considerando que o método PRINCE2 foi desenvolvido para se adequar, e para ser utilizado de maneira completa.
Então, adequar não significa omitir elementos do PRINCE2, adequar é adaptar o método a fatores externos, tais como padrões corporativos, e aos fatores do projeto, tais como complexidade e escala.
Assim, a meta da adequação é aplicar um nível de gerenciamento do projeto que não sobrecarregue o projeto, mas forneça um nível adequado de controle de acordo com os fatores externos e do projeto.
Os Princípios do PRINCE2 são universais e não devem ser adequados, devendo ser sempre aplicados em todos os projetos mantendo suas características originais.
Neste caso o importante é manter os Temas adaptando sua aplicação de acordo com cada projeto, considerando sua profundidade, seus padrões, documentos e fatores corporativos e de projetos.
Por exemplo: Quais são os documentos de gerenciamento de riscos que a corporação utiliza, e que riscos já são conhecidos de acordo com a natureza do negócio e do setor da organização? Perceba que não é uma possibilidade aplicar o gerenciamento de riscos ou removê-lo do gerenciamento, a adaptação é referente a profundidade do gerenciamento de riscos e a atenção a aspectos específicos da organização e seus projetos.
Outro exemplo seria aplicar o tema com outro nome, devido a linguagem comum da organização. Por exemplo no caso do Business Case, onde o padrão da organização já o conhece, já o utiliza mas o chama de outro nome.
É similar a adaptação dos Temas, onde é preciso considerar características próprias dos produtos do projeto, afim de adaptar os produtos de gerenciamento.
Por exemplo, quando falamos de escopo do produto. Ao se produzir um produto de gerenciamento para um projeto de desenvolvimento de softwares, é diferente de um produto de gerenciamento de fábrica de tecido. Em fábricas de tecido provavelmente se falará de espessura e metragem dos tecidos, além da matéria prima utilizada, já nos softwares se falará de linguagens de programação, arquitetura de software, testes e gerenciamento de configurações.
A estrutura organizacional do PRINCE2 deve ser cuidadosamente considerada para todos os projetos, mas é preciso considerar adaptações para anteder a capacidade e/ou níveis de autoridade da organização, a exemplo de ambientes que possuem Programas, e que algumas responsabilidades ficarão com este nível de gerenciamento.
Todas as atividades de processo do PRINCE2 precisam ser realizadas, porém as responsabilidades para realizá-las poderá mudar, justamente devido a adaptações de papéis. Além dos processos poderem utilizar referências de produtos de gerenciamento diferentes, também caso tenha sido adaptado algum produto de gerenciamento.
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Dica: Esta área apresenta de forma resumida, e com o propósito de fornecer uma introdução e um conhecimento básico sobre o PRINCE2. Para conhecer na íntegra e aprender mais sobre o método PRINCE2, FabioCruz.com recomenda que você leia na íntegra o manual Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2, da OGC.