Fiz uma brincadeira com o nome deste post, e chamei de 2014 Release Planning, ou seja, Planejamento das Entregas para 2014.
Mas o que seria isso? Bom, nesta época do ano todo mundo começa a falar em retrospectivas, mudanças e planos para as realizações do ano que esta por vir, então eu quero deixar a minha contribuição para quem está fazendo sua retrospectiva e seu plano para 2014, como se fosse um projeto, que afinal, é! 2014 é um belo e grande projeto.
Dica: Este post ficou longo, mas acredito que valha a pena, afinal estamos falando das nossas vidas e de um planejamento de um ano inteiro, então o que são alguns minutos investidos, perto de um ano inteiro que pode ser melhor aproveitado, então continue lendo ok?!
As boas práticas em gerenciamento de projetos, nos deixam como recomendação fazer retrospectivas e com isso gerar lições aprendidas, inclusive falei sobre lições aprendidas recentemente, se quiser ler clique aqui. Quando fazemos uma retrospectiva voltamos no tempo e analisamos o que deu certo e o que não deu, e neste caso o que fazemos é olhar para o ano que está terminando e fazer uma retrospectiva em nossas vidas.
Com isso, é preciso prestar atenção nestas lições aprendidas e principalmente juntar o que identificamos como ruim (ou negativo) no ano que está terminando e mudar algo para que no próximo ano seja diferente ou nem ocorra. É só assim que aprendemos algo, evoluímos e aplicamos uma melhoria contínua em nossas próprias vidas.
Ao finalizar esta etapa, que na maioria das vezes passa bem rápido porque culturalmente não investimos muito tempo para aprender com os nossos próprios erros, vem a hora de planejar o que faremos, realizaremos e conseguiremos no ano que está chegando, e ai é que pode estar a primeira geração de problemas e futuras frustrações de um ano que nem começou ainda.
O Release Planning, ou Planejamento da Entrega é o momento que paramos e olhamos para tudo que precisamos realizar em um determinado espaço de tempo, e analisamos isso com a criticidade necessária para afirmarmos, ou nos comprometermos com o que é possível completar, e só com o que é realmente possível completar, considerando sempre tempo, orçamento e recursos.
A época de virada de ano nos deixa mais emotivos, mais confiantes, mais entusiasmados e algumas vezes mais irresponsáveis, imaturos ou malucos mesmo. Ai começamos a fazer um monte de promessas para nós mesmos, e as vezes até envolvemos outras pessoas. Vamos terminar um curso, vamos construir uma casa, vamos comprar um apto novo, vamos viajar para Europa, vamos trocar de carro, vamos passar naquele concurso, vamos ter mais um filho, vamos conseguir um emprego dos sonhos, vamos mudar para os EUA … enfim, tudo se torna possível e viável quando estamos nos últimos dias de um ano e a um passo de pisar com os pés direito no ano novo.
Porém, nem 50% destas realizações “planejadas” são concluídas, e no final do próximo ano, que era novo e se torna velho novamente, muitas destas promessas voltam as nossas cabeças e nós dizemos para nós mesmos: “ah no ano que vem vai eu farei, o ano novo será O Ano em que eu farei tudo que não fiz até agora!” … mas a verdade é que se fizermos tudo igual, tudo se repetirá e nem 50% será feito outra vez.
Então, porque isso acontece?
Por que a entrega não foi planejada de verdade, ela foi apenas sonhada.
Se pensarmos como um projeto, a entrega não foi realmente planejada com entendimento das atividades, dos custos e dos tempos envolvidos, e também foi deixado de lado o alinhamento das expectativas e das necessidades realmente importantes e que gerariam melhorias ou benefícios para nós, ou seja valor. O que provavelmente foi utilizado para pensar nas realizações do próximo ano (ou projeto) foram um conjunto de emoções quaisquer que nos fizeram dizer: “pode deixar que estará pronto na data!”, e como em qualquer projeto não planejado, atrasará no final.
Então, vamos pensar em 2014 como parte de um grande projeto, o projeto da nossa vida. Como um grande projeto que dura anos, a nossa vida também, e não podemos realizar tudo em apenas 1 ano, porque como qualquer projeto temos restrições de dinheiro, de pessoas, de recursos e também de tempo.
Assim, 2014 para nós a partir deste momento, é uma entrega do projeto da nossa vida, em outras palavras, é uma fase, é uma etapa, é um marco principal onde temos que entregar algumas realizações para cumprirmos nossas próprias metas pessoais e termos sucesso.
Para que isso seja possível precisamos olhar para 2014 e lembrar destas variáveis de projeto, e com isso analisarmos com olhar critico o que é realmente possível realizar em 1 ano, com os recursos que já temos, ou que teremos com certeza, e sem pensar que mágicas acontecerão ou prêmios da loteria brotarão, porque se não já começaremos errado.
Então, vamos a um exercício prático que podemos utilizar de verdade já nesta virada de ano entre 2013 e 2014.
EXERCÍCIO: O MEU KANBAN PARA 2014
Pegue uma parede e crie um quadro Kanban conforme a imagem abaixo e com as seguintes colunas, na respectiva ordem, “Life Backlog” e “2014 Backlog”:
Dica: Se você não sabe o que é um quadro Kanban, não se preocupe, seguindo as orientações ao final do exercício você entenderá.
Agora faça o seguinte exercício junto comigo para preencher o seu quadro Kanban:
1 – Coloque todos os itens imagináveis que você gostaria de fazer, sonha em realizar, espera conseguir e pretende conquistar na sua vida … em toda a sua vida, não se importe com nenhuma restrição de tempo, orçamento, recursos, possibilidade, verdade ou mentira.
Veja como ficou o meu quadro após o exercício 1:
2 – Agora vamos fazer outro exercício, e trazer estes itens para uma realidade factível. Olhe para cada item e coloque uma data prevista de início e de fim, e um valor estimado de custo para cada um, mesmo que você não tenha um valor real, coloque um que você imagina ser compatível com cada item (mas não saia fazendo ainda, calma, leia o restante das instruções deste exercício).
Este item 2 será o primeiro grande segredo do seu planejamento para 2014, não pense muito em cada um dos itens quando for colocar uma data de início e fim, bem como seus valores, apenas coloque, seja ágil nesta etapa e não se preocupe muito em ser determinístico ou detalhista, apenas projete o que for possível, e os itens que não conseguir imaginar datas e valores coloque apenas “SEM data” e/ou “SEM valor”. Não se preocupe muito com os itens sem data e valor agora, no futuro você poderá voltar a eles, assim como no detalhe maior dos itens que você especificar data e valor estimado.
Veja como ficou o meu quadro após o exercício 2:
3 – Agora que você colocou datas possíveis e valores estimados para os seus itens, você começou a separar suas realizações e está a um passo de determinar se elas são realistas ou não.
Olhe só para os itens que possuem datas e valores e pense de maneira séria e analítica. É possível realizar estes itens com seus valores e datas levando em consideração seu orçamento pessoal e seu tempo disponível para investimento em cada item?
Por exemplo, se uma realização custará R$ 20.000,00 e você só ganha R$ 5.000,00 por mês, não tem economias guardadas, e ainda gasta 70% do seu salário com contas recorrentes mensais, dificilmente este item é realístico para você, exceto se você ganhar na loteria ou uma herança, mas como estamos tratando 2014 como um projeto, então esqueça este item, sorte não pode entrar como variável de gerenciamento de projetos.
Outro exemplo pode ser em relação a datas, se você colocou que realizará um objetivo em junho, mas você precisará fazer cursos, ou guardar dinheiro, ou contar com a finalização de alguma dependência anterior, repense e seja um pouco mais determinístico agora neste item, e responda se realmente é possível concluí-lo, ou você irá fazer apenas uma etapa? Lembre também neste momento das outras coisas que você já faz, como trabalhar, ir para faculdade ou MBA, um trabalho voluntário, cuidar dos filhos, uma viagem já programada, enfim, não se esqueça que o item analisado é mais um da sua lista, e não o único.
Quebre os itens que não serão finalizados em 100% dentro de 2014, se um item só puder ser finalizado em parte, considere apenas esta parte para 2014, e repita o exercício 2 para cada parte que você quebrou o item.
Ao final deste exercício você terá itens realistas, ou seja, que cabem dentro do seu tempo real e do seu orçamento real, e agora você pode mover os itens que foram separados como realistas para a coluna “2014 Backlog”.
Obs: Não mova os itens sem data ou sem valor, exceto se estes realmente não tiverem estas características.
Veja como ficou o meu quadro após o exercício 3:
4 – Vamos para a parte final agora, se você pensou que já tinha terminado agora vem a parte que as suas realizações “Joio” vão se separar das realizações “Trigo”, ou uma comparação que eu gosto mais, será neste momento que as suas realizações “Malte” vão se separar das realizações “Milho”.
Foque nos itens da coluna “2014 Backlog” e responda se as realizações são todas mensuráveis, ou seja, é possível medir a sua conclusão, e você conseguirá realmente definir se está pronta, ou se for o caso, se você realizar 50% será possível medir esta conclusão parcial?
Por exemplo, se por algum motivo você chegou até aqui com algum item do tipo “ser feliz”, “ficar mais forte”, “emagrecer”, como você medirá isso? se não tiver resposta, você tem uma realização na lista de corte.
Dica: Muito cuidado com os itens subjetivos, se você não consegue medir há um risco de não ser concluído, ou frustrar suas expectativas. Pense em levar este item de volta para o “Life Backlog” e analisá-lo melhor.
Por último, cada realização precisa ser específica no âmbito qualitativo e quantitativo, mas não complicar muito, pense em qual melhoria esta realização trará para a sua vida, e sem querer cortar o barato de ninguém, mas é preciso que cada uma das realizações tragam no mínimo um benefício ou melhoria, caso contrário, você encontrou mais itens para cortar, pois não devem haver objetivos sem efeito positivo, se não trás nenhuma melhoria ou benefício não é objetivo e deve inclusive sair do “Life Backlog”.
Corte os itens que não foram especificados como melhorias ou benefícios, e veja como ficou o seu quadro Kanban em comparação com meu quadro após o exercício 4. Note que eu devolvi alguns itens que ao analisar novamente percebi que não tenho como me comprometer com eles neste momento:
5 – Análise Final
Bom, se chegamos juntos até aqui, o seu quadro Kanban deve ter evoluído de forma similar ao meu, e com certeza, assim como eu, você começou com vários itens, diversos sonhos e talvez dezenas de possibilidades para realizar em 2014.
Porém, quando começamos a analisar os itens, definir suas características e identificar o quanto cada um tinha objetivo e gerava benefício, fizemos sem perceber uma excelente análise de priorização que resultou nos itens que devemos trabalhar com foco em 2014, e para que consigamos atingir nossas metas, precisamos justamente ter foco.
Foco é uma palavra mágica quando projetamos e planejamos nossas realizações pessoais, porque diferentemente dos projetos empresariais onde temos clientes e/ou gerências nos cobrando, as realizações pessoais podem se perder ou serem trocadas com o passar do tempo se perdermos o foco.
Foque nos itens que chegaram até o final do seu exercício de planejamento das entregas de 2014 e estão na coluna “2014 Backlog”. Com certeza você terá avanços na sua vida pessoal, que podem influenciar na profissional, na família, nas amizades, na saúde, ou tudo vice-e-versa e misturado.
Como sugestão, você pode criar agora mais 4 colunas no seu quadro Kanban, que são elas respectivamente “Backlog do Mês”, “To Do” (A fazer), “Doing” (Fazendo) e “Done” (Feito) e chamar este quadro a partir deste momento de “Kanban For Life”.
Kanban For Life
No seu quadro Kanban For Life, mova o item que você pretende fazer primeiro da coluna “2014 Backlog” para a nova coluna “Backlog Mês”, porque na verdade um ano tem 12 meses e você não conseguirá realizar tudo que planejou ao mesmo tempo. Sendo assim, agora entramos na etapa de planejar os detalhes e acompanhar as realizações uma a uma ao longo do ano.
Veja agora como ficou o meu quadro Kanban For Life:
Para planejar os detalhes quebre suas realizações movidas para a coluna “Backlog Mês” em tarefas menores e realizáveis individualmente, sempre com o objetivo de completar a sua realização principal. Isso se chama decomposição, e é uma excelente técnica para você começar a prever melhor suas grandes tarefas em pequenas atividades que possam ser completadas, e a partir de cada parte completada, você terá mais partes completadas da sua grande tarefa, até completá-la totalmente.
Atenção: Só mova para o “Backlog Mês” as realizações, ou partes das realizações que você realmente fará dentro do Mês, pois agora você já estará se comprometendo com metas atingíveis.
Se a realização durar vários meses, não tem problema, ela pode aparecer em mais de 1 mês no seu Kanban For Life, mas as tarefas menores que forem para a coluna “To Do” precisam ser completadas dentro do mês.
Para finalizar o exercício eu escolhi uma realização, a movi para a coluna “Backlog Mês” e a quebrei em atividades menores colocando post-its menores na coluna “To Do”. A coluna “To Do” representa as atividades que eu realmente vou atuar e que eu me comprometo a completar dentro do próximo mês. Além de que são tarefas que e eu preciso terminar para que a minha realização principal termine também.
Então, lembre-se disso, a sua tarefa precisa ser uma atividade que possa ser completada e medida, além de contribuir para a conclusão da sua realização principal.
Veja como ficou o meu quadro após a decomposição da Realização principal em Atividades menores.
A partir deste ponto, basta focar nas atividades menores que estão na coluna “To Do” e começar a trabalhar uma a uma, quando estiver trabalhando em uma atividade específica, mova-a para a coluna “Doing” (Fazendo) e conforme forem ficando prontas, mova-as para a coluna “Done” (Feito). Assim você terá um ótimo quadro visual para acompanhar suas realizações pessoais ao longo de 2014, e só não realizará seus planejamentos se não quiser.
Então não se esqueça, foque nos pontos que ficaram de pé depois de todos os exercícios, e realize em 2014 o que você nunca conseguiu realizar em outros anos por falta de planejamento e foco, e depois me conte como foi o seu ano na sua retrospectiva no final de 2014.
Dicas finais: Este post foi baseado em conceitos, práticas, ferramentas e técnicas de gerenciamento ágil de projetos, e algumas delas são o Framework Scrum, Kanban, Gestão Visual, Radiadores de Informação, técnica MoSCoW, entre outros. Se quiser saber mais e aplicar mais, pesquisa sobre estes temas individualmente neste site, ou em outros excelentes espalhados pela internet.
Um Feliz Ano Novo a todos, ou melhor, faça uma boa retrospectiva, com uma boa análise de lições aprendidas e conclua um excelente 2014 Release Planning e com certeza tenha um Feliz e Próspero Ano Novo mantendo o foco!!!
