OS 4 PASSOS PARA GERENCIAR RISCOS EM REUNIÕES DIÁRIAS

Como as vezes discutimos por ai, se não houvessem riscos não haveria necessidade de gerenciar projetos, porque sem riscos tudo aconteceria exatamente, e perfeitamente como o previsto, e tudo seria muito mais fácil.

Muitas vezes esta afirmação pode ser verdadeira, mas não vamos discutir a sua veracidade, mas sim vamos dar a devida atenção para os riscos em projetos e tratá-los com o devido respeito através das reuniões diárias proporcionadas pelos métodos ágeis, possibilidade a união de ferramentas e técnicas tradicionais (gerenciamento de risco) com as práticas ágeis como a Daily Meeting.

post-its-Riscos

Quando ouvimos falar em riscos, logo vem a cabeça um gerenciamento complicado, demorado e cheio de documentos para identificar riscos, registrá-los, definir responsáveis, planejar respostas e ficar olhando para tudo isso não é? Na realidade não … com uma combinação de gerenciamento de riscos tradicionais com técnicas ágeis tudo pode ser mais simples e bem mais rápido do que parece.

Vamos fazer juntos o seguinte exercício, utilizando os processos de gerenciamento de riscos existentes no Guia PMBOK, com o objetivo de apenas ter em mente o que corresponde a um tratamento eficiente de riscos e um gerenciamento adequado, neste caso, apenas lembre-se e mantenha na memória os seguintes passos:

Atenção: Antes de ler abaixo, reforço, apenas pense, tenha em mente, memorize os passos. Não queira escrever nada, não aplique esforços agora em documentar, anotar ou teclar sobre os riscos … Você irá entender o porque deste pedido com a dica que virá depois.

1 – Identificar os riscos: É quando enxergamos os riscos e percebemos que ele precisa de uma atenção;
2 – Registrar os riscos: Significa escrevê-los em algum local visível para que o time lembre que eles existem e precisam ser observados;
3 – Analisar quantitativamente e qualitativamente os riscos: Pense apenas na definição de chance de ocorrer e efeito do risco caso ocorra, por exemplo se a chance do risco acontecer for altíssima, dê uma nota 5, e se ocorrer e o seu efeito for catastrófico, também dê uma nota 5. Já no caso da chance ser remota e o seu efeito de baixo impacto e facilmente contornável, dê uma nota 1 para cada característica.
4 – Responder aos riscos: Para responder aos riscos pense em um responsável para cada risco, e se vai aceitar a chance do risco acontecer, ou se prefere eliminá-lo ou transferi-lo para alguém (pessoa, área ou outra empresa).

Com os quatro passos em mente, não vamos investir tempo em documentações ou processos burocráticos, vamos para a reunião diária.

A reunião diária é aquela reunião também conhecida como Daily, que tem o propósito de alinhar entre um time de trabalho o que foi realizado desde a última Daily, o que será realizado até a próxima Daily e se há impedimentos para que algum trabalho seja feito. A Daily deve ser realizada a cada 24 horas, proporcionando que o time converse sobre o seu desenvolvimento todos os dias, e todos saibam o que está acontecendo, ou que pode acontecer (leia aqui + sobre Daily Meeting).

Neste mesmo momento, entramos com a realização dos 4 passos acima, lembrando que a reunião diária deve durar 15 minutos, para não virar uma “reunionite” (leia aqui sobre “reunionites”), então se você tem um GP no seu time, ele deve participar das reuniões diárias e ficar atento aos quatro pontos citados acima, se você é ágil puro e só tem o time, destaque alguém para ajudar nesta tarefa, da seguinte forma:

1 – Deixe o time conversar sobre seus itens, e tome nota em um post-it dos riscos que forem identificados. Oriente todos os participantes a citar rapidamente quando perceberem um risco, tal como: “pessoal, vejo um risco aqui”. Com isso, crie post-its com breves descrições, por exemplo: “possível atraso na entrega do equipamento pelo fornecedor”. Outro ponto de atenção são os impedimentos relatados pelo time, sempre que um impedimento aparecer, preste atenção nele, este pode ser ou se tornar um risco. (veja que já foram realizados os passo 1 e 2 descritos no início do post).

2 – Cole estes post-its no quadro de tarefas do seu time. Eu prefiro chamar o meu quadro de painel de controle, porque neste painel de controle eu tenho o Taskboard, o painel de riscos e outros controles que podem ser realizados conforme pode ser observado na imagem abaixo:

Painel-Controle-3(risk)

3 – Se for possível no mesmo momento que o risco for identificado, defina a chance dele ocorrer e tente prever o impacto que ele causará, lembrando da escala de 1 a 5, e sem maiores detalhes marque estes números no mesmo post-it, exemplo: “2/4” ( chance de ocorrer = “2”, impacto se ocorrer = “4”). Se não for possível, não perca tempo com isso na reunião diária, combine com os envolvidos uma breve discussão, pós reunião diária, para esta análise de probabilidade e impacto. (veja que de maneira simples o passo 3 é feito).

4 – Para os riscos registrados com “chance” e/ou “impacto” de 3 a 5, faça uma standup meeting na frente do  seu quadro, olhando para os riscos, e combine com o time quem será o responsável pelo monitoramento do risco e qual a sua resposta mais imediata e eficiente. Marque o nome do responsável atrás do post-it, juntamente com uma breve descrição da resposta, exemplo: “Ver alternativas de compras na loja do bairro”. Se a resposta de um risco for transferir para um terceiro, escreva isso no post-it, e se for simplesmente aceitá-lo sem prever resposta coloque apenas “Aceitamos correr o risco”.

Vejam que fizemos todos os processos de gerenciamento de riscos do Guia PMBOK, até então entendido como burocrático, lento ou só possível para grandes projetos, em apenas 4 passos durante uma reunião de 15 minutos e com a possibilidade de extensão para uma outra meeting de também poucos minutos.

Além disso, deixamos o risco evidente em nosso painel de controle, podendo ser acompanhado por todos e monitorado de forma ágil, todos os dias e por todos que passarem na frente do Quadro do Time.

Assim, a dica final é: Realize sempre, e diariamente, reuniões diárias com o seu time, é a melhor oportunidade para a comunicação com todos os envolvidos com o desenvolvimento de seu produto. A partir disso aproveite o mesmo tempo para gerenciar os riscos do seu projeto conforme sugestão deixada aqui, e tire o proveito máximo do gerenciamento tradicional unido e misturado a um gerenciamento altamente ágil.

Até o próximo post galera.