O FIM DO MUNDO – MAIS UMA ESTIMATIVA

Estou escrevendo este post, e o mundo ainda não acabou, sendo que hoje é dia 21 de dezembro de 2012, o famoso dia previsto para o mundo acabar.

Opa, previsto? Então é por isso que ainda não acabou, e nem irá acabar hoje.

Previsão é uma estimativa de algo que irá acontecer, ou terminar como é o caso do fim do mundo, em um dia ou hora estimada. Porém, todas as estimativas possuem margem de erro para mais ou para menos, e acertar na mosca é quase impossível.

Só se tem a estimativa exata de um término, quando ele termina, ou seja, quando deixa de ser uma previsão e passa a ser uma realização completada. Por isso muitos ainda tem problemas com previsões não cumpridas.

A grande verdade é que a maioria cobra estimativas de maneira errada, querendo compromissos com realizações que ainda não foram realizadas, e uma outra maioria passa estimativas acreditando que aquela previsão ocorrerá precisamente, e ainda fica com medo de errar, e se compromete e se cobra por um previsão que não ia se cumprir mesmo antes de ser dada.

Bom, então previsões são fadadas ao não cumprimento? Não, não é isso, vamos entender o que eu estou querendo dizer.

Todas as previsões deveriam sair com uma data referência e uma margem de erro para mais e para menos, em outras palavras usando a estimativa PERT que diz sempre três valores, o otimista, o mais provável e o pessimista, por exemplo:

O Fim do Mundo acontecerá em 21 de dezembro de 2012, com margem de erro de 500 anos para mais ou para menos.

Neste exemplo, o fim do mundo poderia acontecer em 21 de dezembro de 1512 (pessimista), ou hoje (mais provável), ou em 21 de dezembro de 2512 (otimista), que ainda estaria dentro da estimativa, e com isso a estimativa seria correta. Agora dar uma previsão exata, acreditar nela, esperar por ela, se punir ou ser punido por ela não ter saído exatamente na mosca, é ingenuidade de quem cobra e de quem fornece a estimativa.

A maioria esmagadora de quem pede prazos não aceita ouvir uma coisa assim: “Bom, a estimativa do Time é terminar esta tarefa em 4 dias, podendo acabar com apenas 3 dias ou com no máximo 5 dias.”. Não é verdade? No entanto, esta é a maneira mais correta de se dar um prazo para qualquer tipo de realização, considerando as margens de erro e as estimativas pessimista, mais provável e otimista.

Nas margens de erro, estão os riscos que devem ser considerados sempre. Caso ocorram, poderá levar o máximo do tempo, caso contrário poderá durar o prazo mínimo.

Muitos são cobrados pelos seus prazos de uma forma desumana e irreal. Já cansei de ouvir que é preciso cumprir os compromissos, os prazos são compromissos que não podem falhar, gerente que não cumpre prazos não é gerente, não tem palavra … e mais um monte de pressão psicológica.

É claro que precisamos cumprir nossos compromissos, mas é preciso também haver bom senso e profissionalismo da parte que cobra, além é claro de uma firmeza e defesa de quem passa os prazos.

A minha sugestão mais simples é que seja sempre pensado na estimativa como algo que não aconteceu, e que será exata apenas depois de ter acontecido, por isso mesmo é chamada de estimativa ou previsão. Então é necessário se considerar os riscos que podem levar o prazo para menos (oportunidades positivas) ou o prazo para mais (riscos negativos), e assim passar um prazo com uma margem de erro realista e sensata.

Quando vier uma resposta do tipo: “Eu não aceito este prazo desta forma!”, defenda que é assim que funcionam as estimativas, e se não for possível considerar as margens, a possibilidade de erro de previsão será maior, e não necessariamente será um erro de estimativa se não cair na data exata, ou na hora exata no caso de estimativas horárias.

Ah, você pode estar pensando que eu sou maluco e que você acerta todas as suas estimativas, inclusive aquelas horárias. Será que é verdade ou você coloca as famosas gordurinhas e sempre acerta com uma sobra? Por exemplo, o seu Time diz que realizará em 2 horas a tarefa, como você conhece e é “esperto”, passa para o seu cliente 4 horas, e eles terminam em 3 e você garante a sua estimativa.

Bom, você fez exatamente a técnica da margem de erro, a única diferença é que você passou apenas o prazo para mais, ou seja, o pessimista para o seu cliente, e deixou mascarado o seu prazo menor e o seu prazo mais provável.

Então é preciso lembrar que dar um prazo sempre para mais e terminar sempre antes, também é um erro de estimativa, se não considerarmos as margens de erro. Então sempre colocar a gordurinha para garantir não errar, também é um erro, além de poder gerar furos em indicadores de performance e em estimativas futuras que podem custar caro a organização.

Eu reconheço que é difícil passar estes prazos com margem para mais e para menos, mas é a forma mais clara e transparente de passar estimativas para os nossos clientes, e também é a maneira mais honesta e ética.

Então, tente fazer isso na próxima vez que pedirem um prazo para você, e lembre-se dos riscos e da margem de erro para mais e para menos. Pesquisa a estimativa PERT, e tente passar os três valores dela para o seu cliente, não só o pessimista. Se funcionar e o seu cliente aceitar, com certeza ele confiará mais nas suas futuras estimativas e o seu relacionamento com ele referente a prazos, irá melhorar bastante.

Também lembre-se do fim do mundo, que não foi hoje, mas pode ser a qualquer dia depois de hoje, porque sei lá qual foi a margem de erro utilizada por quem deu esta previsão, então aproveite para transformar a sua vida em sucesso, não só os seus projetos.

Sucesso, e boas estimativas na sua vida!