Esta não é a primeira e nem a última vez que falarei de lições aprendidas por aqui, realmente é um tema muito interessante, importante e especialmente um dos principais fatores de um time aprender com os erros e melhorar a sua forma de atuar em projetos e obter resultados positivos.
Atualmente já se nota uma melhora no número de equipes de projetos que realizam registros e ações de lições aprendidas, porém a eficácia destes exercícios e os ganhos obtidos com a sua aplicação ainda são pequenos, principalmente quando comparamos os números de projetos gerenciados de forma mais tradicional com os gerenciados de maneira mais ágil.
No gerenciamento mais tradicional, a orientação é que se realize as lições aprendidas no final de fases ou projetos, e o mais comum é a realização ao final dos projetos e sempre focando na palavrinha “final” … ou “no final”.
Qual o problema de se fazer lições aprendidas no final do projeto? Então, vamos pensar que o nosso projeto tem 12 meses de duração, e planejamos fazer a nossa lição aprendida apenas ao final do projeto. Olhem que cenário perigoso e cheio de riscos pode estar por trás de 1 ano. Em 1 ano muita coisa pode acontecer, vários erros podem ser cometidos pelo time, como falhas de construção do projeto, conflitos internos e externos, mal relacionamento entre o time e com o cliente, atrasos, enfim, vários problemas podem estar ocorrendo e o time continuará vivendo e repetindo os erros por 1 ano, porque as lições aprendidas estão marcadas apenas para o final do projeto.
Muitas vezes o time já está vendo os problemas e as possibilidades de melhoria, mas como as lições aprendidas formais estão marcadas para realização apenas no final do projeto, o próprio time diz para si mesmo: “Ok, vamos corrigir para o próximo projeto, e vamos debater isso na lição aprendida!”.
Mas porque esperar 1 ano para conversar formalmente sobre os problemas, e porque esperar 1 ano para melhorar o que pode ser melhorado?
É neste ponto que as práticas ágeis aparecem com uma excelente ferramenta de apoio. Mesmo que o projeto tenha 1 ano, devemos fazer lições aprendidas de tempos em tempos pré-definidos, como por exemplo a cada 1 mês. É assim que um time ágil faz!
Um time que trabalha com projetos tradicionais pode instituir que o seu projeto terá iterações de 1 mês, e a cada final de mês fará uma reunião de lições aprendidas. Assim, este time se torna mais ágil na ação de voltar no tempo e inspecionar seus processos, relacionamentos e ferramentas.
A grande sacada das lições aprendidas é proporcionar uma oportunidade para o time aprender com os acertos e principalmente com os erros, e melhorar sua forma de trabalhar, considerando processos, relacionamentos e ferramentas. Se esperamos muito tempo para provocarmos esta oportunidade, perdemos o tempo de aprender e nenhum aprendizado é conquistado.
Por isso, a dica final é:
Pratique as lições aprendidas frequentemente e com intervalos curtos, de até 1 mês de intervalo entre uma e outra, e não espere terminar o seu projeto, fase ou etapa. Mesmo uma fase ou etapa maior que 1 mês, pode trazer os mesmos problemas de repetição e prolongamento de problemas, perdendo assim a oportunidade de aprender continuamente.
Se você acredita que as lições aprendidas trazem benefícios e ganhos para os projetos futuros, imagine então você tirar proveito das lições aprendidas em um projeto em andamento, e ainda poder tomar ações de recuperação durante este projeto? Imaginou, então, isso é possível com as lições aprendidas periódicas. Aplique e pratique você também.
Para quem não conhece o gerenciamento ágil e o Scrum, esta regra de realizar as lições aprendidas em intervalos de até até 1 mês ao longo de todo o projeto, é uma das características da reunião de retrospectiva. Se você quiser ler mais sobre a retrospectiva e outras ferramentas e técnicas ágeis, visite a área de Scrum aqui mesmo neste blog.
