DIRIGINDO UM FILME COM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O gerenciamento de projetos como disciplina tem papel fundamental em diversas tarefas que executamos.

Eu tenho um caso de sucesso da aplicação de várias das boas práticas de gerenciamento de projetos, em um projeto que não tem nada a ver com a minha experiência e área de atuação, mas foi possível ser realizado com êxito: Um filme.

Bom, um filme é maneira de dizer, foi um mini curta metragem, se é que existe tal categoria, mas o mais importante é que deu certo e foi muito divertido.

A direção da empresa que eu trabalhava em 2008, teve uma idéia excelente para a festa de final de ano da empresa, um concurso de filmes entre as equipes da empresa, no qual o principal objetivo era promover a integração das equipes e “testar” as equipes no planejamento e execução de um projeto.

O desafio em forma de projeto foi lançado, e realmente era um desafio. As equipes precisavam montar o roteiro do filme com uma história que comportasse todos os membros da equipe, e principalmente que seguissem algumas regras fundamentais para a validade do filme, ou seja, era um filme, mas para nós era realmente um projeto que possuía requisitos bem definidos.

1. No máximo 5 minutos de duração;
2. Todos os integrantes da equipe precisavam aparecer no filme e utilizar um óculos de sol imitação do Ray-ban;
3. O tema do filme era “Tropa de Elite – O Filme”, e era precisa respeitar o tema e usar a música principal;
4. Entregar um Story Board, ou seja, um roteiro escrito, com história, diálogos, personagens entre outros detalhes;
5. E é claro, respeitar a data de início e a data de fim.

Eu sempre tive uma boa criatividade, e logo na primeira semana criei uma história e dei forma ao roteiro maluco que originou o filme de nome ETTE. Contei com a inestimável ajuda especial de um grande amigo também maluco chamado Frank Gindri, que além de comprar a minha idéia colaborou e muito com a sua criatividade estilo Tim Burton com pitadas de Stephen Spielberg (exagerado? nada, o Frank merece!)

O nome também foi uma certa maliquice, juntamos o tema “Tropa de Elite”, a nossa área de atuação na empresa que era “Energia”, ao animal preferido destacado pelo sócio majoritário da empresa (foi uma estratégia de marketing é claro) e o nome ETTE surgiu como abreviação de “Esquadrão Tubarão da Tropa de Energia”.

Como não podia ser diferente o logo da nossa tropa, e também mascote, era nada mais nada menos do que um Tubarão, como pode ser visto abaixo:

Bom, isso foi a parte criativa que depois deu origem a outros materiais promocionais e de lançamento do filme. Além de ter sido a base do nosso planejamento e a nossa linha de base de escopo.

A nossa equipe continha mais de 10 pessoas, e foi um desafio unir toda esta galera fora do horário do trabalho, e em alguns casos motivá-los e convencê-los a desembolsar grana do próprio bolso.

Neste momento apliquei da forma resumida e rústica os gerenciamentos de custo, escopo, recursos humanos e aquisições, porque tínhamos que trabalhar ao mesmo tempo mobilização da equipe, coleta de requisitos e definição do escopo, alinhamento do orçamento do projeto com os custos reais da realização de cenas que estávamos planejando realizar, e até a contratação de serviços de outras empresas para nos apoiar em algumas passagens do filme.

Além destas áreas todas que foram tratadas, trabalhamos o desenvolvimento da equipe, porque tivemos que nos auto-treinar em ferramentas de editoração de filmes e sons, porque tudo devia ser realizado por nós, neste caso a equipe envolvida com a imagem, som, edição e produção.

Outro grande desafio foi o gerenciamento da área de tempo, porque éramos muitos, e o filme só podia ser feito fora do horário de trabalho, então o cronograma foi um obstáculo a ser vencido a cada dia, principalmente porque o não cumprimento das etapas dentro do prazo, desclassificaria a equipe e o filme não seria julgado.

Principalmente devido ao tempo e a dificuldade de mobilização da equipe fora do horário comercial, então fizemos um grande gerenciamento de riscos baseado principalmente na linha de base de escopo e cronograma.

Tínhamos cenas planejadas para serem filmadas ao ar livre e em contato grande com a natureza, o que nos fez depender de condições climáticas, gerando diversos fatores de risco, e planos de resposta a estes riscos.

O filme tinha uma cena grande que passava em um rio, com equipamentos específicos e que precisávamos de uma empresa terceira para nos treinar e acompanhar durante as cenas. Não vou relevar o que foi feito no rio, para deixar a curiosidade de vocês forçar que assistam ao filme no final deste post.

Também bolamos um figurino simples composto por uma camiseta, mas era compra e se transformou em custo.

Nestes dois itens a serem comprados entrou forte a área de custo e escopo, porque tínhamos que cumprir os requisitos básicos solicitados no início do projeto ao menor custo possível.

Após todos os planejamentos terem sido realizados, partimos para a etapa de execução, filmamos horas e horas de imagens, fizemos dezenas de cenas, gravamos outras dezenas de vozes e diálogos … sem falar da parte da escolha da trilha sonora, e das narrações que nosso filme teve.

Foram centenas de horas divertidíssimas com uma equipe de analistas, programadores, DBAs, testers e um GP (eu), que durantes todas estas horas nos revezamos nos papéis de diretores, produtores, editores, cinegrafistas, câmeras, atores, dubladores, narradores, mocinhos e bandidos, que resultou em uma das experiências mais enriquecedoras da minha vida profissional.

Além do filme que era o requisito principal, fizemos uma campanha de pré-lançamento com 6 Teasers e 1 Trailer que disponibilizamos um a um em dias diferentes, antecedendo o dia oficial do lançamento. Para completar nossa campanha de marketing, nosso Movie Storyboard (Roteiro) foi entregue encadernado, nosso DVD foi adesivado, e teve uma capa como aqueles DVDs que vão para as locadoras, e a trilha sonora foi junto em CD, ou seja, foi ou não foi um projeto de sucesso digno de Holywood?