COMO UM JOGO DE XADREZ

Em uma partida de Xadrez há regras que não podem ser desrespeitadas, além de que o jogador planeja cada jogada, pensa muito antes de executar um movimento, e analisa todos os riscos de levar uma peça de seu tabuleiro de uma posição para outra. Quanto mais os oponentes fizerem isso durante um jogo, melhor o jogo se torna, e quem fizer estas tarefas com o menor número de erros vence a partida. Por que um projeto não pode ser encarado como uma partida de Xadrez?

Muitas empresas ainda se perdem em seus projetos, e muitas destas se perguntam o que fazem de errado para gerar tantos problemas.

Bom, atrasos, ausência de informação, falta ou perda de equipe qualificada, descontrole de custos e outros problemas, são muito mais comuns do que imaginamos. O pior, ou quem sabe o melhor, é que grande parte destas falhas podem ser evitadas seguindo regras básicas, assim como faz um jogador de Xadrez.

PREPARANDO O INÍCIO DO JOGO

Bom, quem já jogou Xadrez faltando uma ou mais peças? Ou quem já jogou com dois conjuntos de peças brancas, ou apenas com peões, ou para realizar o sonho de muitos, só com rainhas? Ou a minha preferida, quem já jogou Xadrez com as peças colocadas em qualquer lugar ou ao gosto de cada jogador?

Se alguém já fez ou já viu isso, com certeza era qualquer outra coisa, menos Xadrez.

O mesmo deveria ser feito com os projetos. Um gerente de projetos quer entregar o seu projeto com sucesso, assim como um jogador de Xadrez quer ganhar o seu jogo. Então o gerente precisa seguir regras básicas antes de iniciar o seu projeto.

A equipe precisa estar montada de maneira correta de acordo com as necessidades do projeto, e estar disponível para quando for requisitada. Caso contrário erros básicos e praticamente inevitáveis ocorrerão.

Vamos usar um projeto de TI, mais especificamente de desenvolvimento de sistemas, para listar dicas simples e básicas, mas que podem evitar perdas enormes.

A – Um projeto que necessita de 3 analistas de negócio para realizar um trabalho durante 3 meses, não terá um resultado positivo com apenas 2 analistas, ou não será concluído em apenas 2 meses. Aqui eu lamento decepcionar alguns gerentes ou até membros do board diretivo, mas não adianta obrigar, ameaçar, forçar, espernear e dizer que a sua vontade é maior do que as leias da natureza. Se não é possível, não é possível.

B – Um projeto precisa de um gerente de projetos, e não adianta querer que o analista faça este trabalho part-time, ou como o projeto é pequeno deixar que o próprio programador se auto-gerencie. Isso não vai funcionar, é altíssimo o percentual de projetos fracassados devido a falta de gestão especializada e dedicada. Caso a sua empresa tenha vários projetos pequenos, tenha um gerente de projetos para realizar o gerenciamento de todos eles. Confie em mim, sairá mais barato pagar o salário do GP do que refazer todas as suas programações 3 ou 4 vezes, e arrastar um projeto de 6 meses para 2 anos. Sem contar que o seu cliente não voltará a trabalhar com a sua empresa se tais falhas ocorrerem.

Com estas duas dicas eu volto ao tabuleiro do Xadrez, onde o jogo só começa com todas as peças separadas, distribuídas e colocadas em seus respectivos lugares.

JOGANDO

Quem já jogou Xadrez, deve ter percebido que não é possível mover a rainha no primeiro movimento do jogo, é preciso realizar pelo menos um movimento, e na maioria das vezes o rei e a rainha são movidos apenas depois de várias rodadas, quando o jogador já colocou a sua estratégia em prática.

Nos projetos existem peças como o rei e a rainha, e fases que só devem ser realizadas após outras serem concluídas. No entanto, como nos projetos não há uma fileira de peões bloqueando todas as outras peças e obrigando que o jogador faça um movimento anterior, alguns gerentes teimam em pular etapas ou simplesmente começar pelo desenvolvimento de código diretamente.

Quem já jogou Xadrez, sabe do risco de no terceiro ou quarto movimento colocar a rainha no meio do tabuleiro e deixar ela lá, e quem já fez isso uma vez por inocência nunca mais repete o movimento porque a rainha será derrubada inevitavelmente. Então porque nos projetos alguns ainda insistem em sair desenvolvendo sem realizar etapas básicas antes da execução?

É preciso planejar, é preciso realizar trabalhos de análise de negócio e é preciso no mínimo documentar regras de negócio. Quando se executa diretamente, construindo códigos sem realizar as etapas anteriores corretamente o risco é altíssimo de retrabalho, atraso e estouro de custo. Eu ouço muitas reclamações de que o cliente muda tudonão sabe o que quer e esquece tudo que pediu. Será? ou será que houveram conversas informais, por telefone, por email, documentos foram mal feitos, e códigos foram construídos aos montes esperando que o cliente simplesmente gostasse de tudo?

Cumpra etapas como planejamento, análise de negócio, análise de teste, análise de sistemas ou arquitetura, desenvolvimento, testes, homologação, não transforme tudo em uma coisa só e não reivente a roda.

MOVIMENTOS CERTOS

Quem já não tentou mover uma torre na diagonal ou um bispo na vertical? Bom, quando se esta aprendendo a jogar Xadrez isso é normal, mas depois de dois ou três gritos do adversário dizendo que tal movimento não é permitido, você aprende e nunca mais move as peças de forma errada.

O mesmo deveria ocorrer com os projetos. Não se deve colocar pessoas especializadas em A para realizar B.

Ainda no exemplo de um projeto de TI, existem papéis bem definidos e essenciais para que um projeto seja executado com mais segurança e assertividade, e realmente não adianta querer colocar um testador para fazer análise de negócio, ou um analista para gerenciar. É possível que isso funciona algumas vezes por sorte, mas o risco é alto de falhas pela falta de experiência e Skills corretos para cada função.

Veja que não são muitas regras, e nem tão pouco complicadas. Esta já foi mencionada anteriormente e estou só reforçando. Defina todos os papéis e responsabilidades do projeto, e coloque cada pessoa para executar o que é destinado a ela. Não tente tapar buracos ou caçar com gatos, as chances do gato ser comido pela presa é muito alta.

OLHANDO PARA TODO O TABULEIRO

Um jogador de Xadrez olha para todo o tabuleiro e procura prever movimentos, tanto os próprios como os de seu adversário. Esta é uma excelente análise de risco, e que pode ser rápida e muito eficiente. Olhe para a frente, tente prever certas ocorrências fazendo exercícios básicos, como por exemplo: Se fizermos a ação A, poderá ocorrer a reação B, porém se usarmos o caminho C fugiremos do B e ainda poderemos ter uma reação positiva D.

Nos projetos há uma vantagem sobre o jogo de Xadrez, o xadrezista precisa fazer estas análises sozinho durante o jogo, já nos projetos o gerente não precisa realizar esta tarefa sozinho, pode usar parte do time ou até o time todo dependendo da situação.

Muitos gerentes, algumas vezes até pressionados pela gerência sênior, pensam que a análise e controle dos riscos é bobagem. Bom, experimente jogar Xadrez sem prever nenhum movimento sub-sequente, nem seu e nem do seu adversário. É quase certo que você irá perder peças valiosas e consequentemente o jogo. Nos projetos é exatamente isso que acontece quando os riscos são negligenciados, eles vão ocorrer e você não estará preparado para eles, e os estragos serão tão grandes quanto a importância dos riscos.

A PRESSA É A INIMIGA DA PERFEIÇÃO

Para terminar deixei a estratégia mais famosa dos xadrezistas, a paciência para analisar todo o tabuleiro e possíveis jogadas, aliada a calma para realizar seu próprio movimento. Quem nunca perdeu uma peça importante por realizar um movimento rápido demais e não ter percebido que ao tirar um peão do adversário perderia uma rainha?

Então aqui vai a dica mais preciosa de todas, não se apresse. Cumpra as etapas como precisam ser cumpridas, planeje seu projeto seguindo boas práticas, monte sua equipe, deixe cada um executar suas tarefas, e a mais importante de todas, não arrisque executar sem planejar, o retrabalho será maior e mais caro do que fazer apenas uma vez após um bom planejamento.

Como gerente de projetos aproveite o que os xadrezistas desenvolveram ao longo de séculos vencendo jogos, e olhe para o seu projeto não como um quadrado único com apenas uma peça, olha para um tabuleiro repleto de caminhos, estratégias e peças cada uma com a sua função, qualidade e defeito.

Já tinha terminado, mas ao escrever este último paragráfo vi uma coisa muito importante e que vale a pena ser mencionado antes de encerrar.

No Xadrez todas as peças tem qualidades e defeitos, por exemplo podemos considerar que é um defeito do peão andar só para frente e apenas uma casa por vez, porém nem por isso ele é retirado do Xadrez.

Um defeito não precisa ser apenas um defeito, pode ser uma característica, e um bom gerente deve saber enxergar e trabalhar as características de cada membro do seu time, e não simplesmente descartá-lo por um “defeito”. Nenhum jogador de Xadrez joga sem seus peões, porque apesar de limitados são fundamentais para a estratégia do jogo.