Em quase todos os projetos, não importando a natureza, área ou foco, há dezenas, centenas e algumas vezes milhares de atividades para serem realizadas para completar o projeto, que pode se estender por dias, semanas, meses e até anos.
Diante de uma variedade de possibilidades como estas e de uma diversidade de opções como saber por onde começar? De centenas de atividades como escolher as corretas e como priorizar da melhor maneira para que o projeto seja realizado com sucesso?
São perguntas complicadas de se responder sem ter todas as variáveis referentes ao projeto em questão, mas há algumas regras que podem ser seguidas para mitigar o risco de escolher as atividades erradas ou o risco de falha por priorizar as tarefas de forma incorreta.
Muitos podem dizer que não importa por onde começamos, pois afinal temos que entregar todas as atividades para que o projeto seja considerado completado, entregue e aceito. Bom, isso é verdade, porém pode ser considerado um risco a possibilidade de não ser possível completar todas as atividades, e isso sendo um risco deve ser tratado como tal.
Sendo assim, vamos considerar para este pequeno artigo que quase nenhum projeto conseguimos realizar todas as atividades inicialmente previstas na contratação ou no levantamento de requisitos inicial. Isso pode se dar devido a mudanças ao longo do projeto, cortes de recursos ou orçamento, diminuição de prazo, erros na concepção ou na construção, entre outros. Pode ser um pouco radical dizer isso, mas pense você consigo mesmo e responda: “Quantos projetos que você começou e terminou com todas as atividades inicialmente previstas completadas?”
Eu comecei citando este risco considerável de não realizar todas as atividades de um projeto, para que o que vem a seguir faça ainda mais sentido, ficando bem mais claro como uma priorização deve ser pensada.
A primeira estratégia, que será uma ótima forma de mitigar o risco mencionado acima, é a de priorizar as atividades mais importantes para o projeto, e que mais agregarão valor ao produto final que o projeto se propõe a entregar.
Vamos imaginar o seguinte exemplo:
Um projeto de uma nova ponte para cruzar um canal está iniciando, e dentre as diversas atividades uma é aterrar as margens de ambos os lados do canal onde a ponte encontrará a terra, outra é construir os pilares da ponte que a sustentarão sob o canal, outra é fazer a paisagismo de ambos os lados do canal, e por fim novas rotatórias ao redor da ponte que irão permitir a chegada e a saída da ponte pelos dois lados.
Todas as atividades precisam ser realizadas para que o projeto seja considerado completado, mas por onde você começaria? Bom, diante do projeto exemplificado, eu começaria pelos pilares da ponte, seguindo pelas aterragens das laterais, em terceiro pelas rotatórias de acesso e por último pelo paisagismo, mas porque?
Primeiro por que o mais importante é fazer a ponte e não deixar o lugar bonito, então o paisagismo fica por último.
Segundo eu escolho os pilares porque são os mais complexos dentre os três mais importantes. Os pilares, as laterais e os acessos são fundamentais, porém, os pilares se mostram serem bem mais difíceis devido ao solo ser instável, haver trabalhos submersos e por mais que se tenha feito estudos do fundo do canal, vários imprevistos podem surgir ao longo da construção dos pilares, então esta é a minha atividade prioritária.
Lembre-se: Não fuja ou não prolongue o tratamento aos possíveis problemas, antecipe-os e trate-os o mais breve possível, e isso vale para os riscos também.
Depois de montar uma lista de importância, coloque esta lista de importância em uma ordem de dependência, se houver, e para complementar defina a complexidade dos itens importantes quando eles tiverem igual importância. Porque? Porque os itens mais complexos ou mais difíceis são os que possuem maior probabilidade de atraso, problemas, riscos, desvios, ou qualquer outro tipo de imprevisto, então entre um item fácil e um item difícil de igual importância, escolha sempre o mais difícil.
Engraçado isso não é? Muitos diriam para escolher o mais fácil para ter alguma entrega realizada, isso depende muito, e em vários casos não é indicado. Principalmente quando o fácil não gera valor ao projeto, então fuja do rápido e fácil e do rápido e sem valor.
Neste exemplo, com certeza fazer o paisagismo das margens da ponte é mais fácil e rápido, mas que valor agregará ao projeto? Qual a vantagem de se entregar um paisagismo para as partes interessadas sem ponte? Além disso, pense que se ao terminar a ponte e os acessos o projeto for cancelado ou interrompido o projeto será útil mesmo sendo feio e sem paisagismo ao redor, ou seja, o paisagismo é a atividade que poderia ser cortada sem impactar no resultado útil do projeto.
Então em resumo, quando não se tem uma prioridade ou ordem já definida contratualmente analise os seguintes pontos para priorizar as suas atividades:
- O que é mais importante para o projeto, ou que agrega maior valor ao produto final e ao cliente?
- Quais são as dependências entre as atividades, e quais são fundamentais serem realizadas primeiro?
- Quais são as atividades que mais são afetadas por riscos ou premissas do projeto?
- Quais são os riscos gerados por determinadas atividades? Destaque estas atividades.
Estas atividades devem compor a parte de cima da lista de priorização, ou seja, estas são as atividades que devem ser realizadas primeiro.
Já para compor o final da lista, pergunte para o cliente, para os Stakeholders e para o Time do projeto quais atividades podem ficar de fora do projeto caso não seja possível completar tudo.
Esta é uma pergunta complicada, mas que deve ser respondida, porque tudo não pode ser importante, e tudo não pode ser fundamental e imprescindível ao mesmo tempo, sempre há algo a se descartar. Assim, estas serão as atividades que irão compor o final da lista de priorização, e se houver necessidade de corte, estas serão as primeiras a serem estudadas para tal.
Então é isso, a quantidade ou o mais fácil não deve ser considerado como critério de priorização, lembre-se que o mais útil ou o mais importante deve ser feito primeiro, mesmo que leve mais tempo.
Quando você pensar em terminar o maior número de itens possíveis para entregar ao seu cliente, pense também se ele irá usar ou se estas atividades irão gerar algum valor. Se a resposta for: “Ele terá que esperar por uma outra parte mais importante até utilizar esta”. Então descarte entregar estes itens quantitativos e monte uma lista com itens qualitativos.
