COMO ESCOLHER O PROJETO CERTO?

Muitas vezes nos deparamos com a necessidade de escolher um projeto, dentre vários, para ser priorizado. Seja por falta de dinheiro, tempo ou até outra razão a famosa pergunta é feita direta ou indiretamente: “Que projetos fazemos primeiro?”

Bom! A resposta para esta pergunta não é tão difícil quanto parece, mas também não é tão simples e rápida. Vamos analisar alguns pontos importantes.

Um dos erros mais comuns e facilmente vistos no mundo dos projetos, é a escolha pelo mais fácil, simples ou curto. Esta escolha pode ser um grande erro, principalmente se a única variável de análise para a  escolha for a complexidade do projeto. Então, fuja desta escolha como primeira opção.

Então que critério utilizar para escolher?

É relativamente fácil, basta tirar um pouco os olhos somente dos projetos em questão, e olhar para a estratégia da empresa. A escolha do projeto a ser realizado primeiro deve estar totalmente alinhada com a estratégia de negócio da empresa ou cliente.

Uma empresa relativamente organizada irá possuir um Planejamento Estratégico (PE) corrente, então neste caso basta escolher o projeto mais prioritário de acordo com o PE estabelecido. Um PE tem como um de seus resultados, todos os projetos da empresa, quais as importâncias de cada e suas devidas prioridades.

Caso a empresa não tenha um PE corrente, o raciocínio deve ser o mesmo de uma maneira informal. Se é preciso realizar um projeto primeiro deixando os outros para depois, opte pelo mais importante, entendendo-se por mais importante aquele que agrega maior valor a empresa.

Esta identificação pode ser feita diretamente com empresa ou cliente, perguntando e investigando de uma maneira objetiva, com perguntas do tipo: “Qual é o projeto que mais trará benefício imediato, ou que mais influenciará para os pontos que a empresa precisa melhorar?”

Uma tática que pode ajudar na obtenção destas repostas é a entrevista, vamos ver um exemplo para entendermos melhor:

Pergunte para a empresa, que no caso de um projeto interno pode ser a própria empresa que você trabalha, ou para o seu cliente em caso de projetos externos, o que ele quer atingir como meta principal na sua empresa. Com isso você terá um ou alguns itens no topo da lista, por exemplo, digamos que a resposta seja: “aumentar as vendas” e “criar novos produtos“.

Com a obtenção desta resposta faça uma segunda pergunta: “qual o projeto você acredita que mais ajudará a sua empresa a atingir este objetivo?”. Se a resposta apontar para um projeto que faça sentido dentro das metas, como por exemplo, um e-commerce ou shopping virtual, a decisão está alinhada, se a resposta for algo como um sistema de recursos humanos ou de faturamento, talvez algo esteja errado.

Veja que o Planejamento Estratégico e o Alinhamento Estratégico são grandes aliados neste ponto, então olhe sempre para a estratégia da sua empresa ou cliente. Este é um trabalho bem típico para o gerenciamento de Portfólios, onde os trabalhos de priorização de projetos devem estar 100% alinhados com a estratégia da empresa. No entanto, nem todas as empresas possuem PE e nem gerentes de portfólio, então cabe aos GPs contribuírem para que os projetos sejam priorizados de maneira correta.

Bom! Então podemos fechar dizendo que não se deve optar simplesmente pelo mais fácil ou pelo mais rápido, pois por menor e mais rápido que seja, dinheiro será gasto e mão de obra será utilizada. Por menor que possa parecer não há projeto realizado de graça e sem tempo investido. Então lembre-se que você pode até concluí-lo rápido e entregar algo, mas que valor real esta entrega terá?

Dica: Se envolva com a empresa onde você atua como gerente e saiba quais são suas prioridades estratégicas, qual seu plano estratégico (mesmo que informal) e o que agrega mais valor ao negócio da empresa. Assim você ajudará muito na decisão de que projeto realizar, e tenha sempre em mente a palavra importante.

O projeto a ser realizado primeiro, em via de regra, deve ser o mais importante para a empresa, ou pelo menos o projeto que no conjunto de somas de valores seja o que mais pontue nas variáveis de preço, tempo, orçamento disponibilizado, mão de obra envolvida e é claro, valor agregado.

Observação: O mesmo raciocínio vale para a priorização das tarefas ou módulos de projetos a serem realizados, porém, este é um assunto para um próximo post … aguarde e volte sempre.