A CONFERÊNCIA – PARTE 4/5

O último dia de palestras foi iniciado pelo argentino Pablo Lledó, falando sobre o tema “Dicas para um líder ágil“.

Pablo abordou principalmente a questão do tempo gasto nos projetos, e a influência de não se gerenciar corretamente este tempo, causando perdas nos trabalhos realizados e com frequência não gerando valor aos projetos, clientes e organizações.

Ele reforçou a existência de três tempos a serem considerados, vamos entendê-los:

• Tempo do calendário
  • É o tempo que define as horas do dia, que todos conhecemos por conter 24 horas.
• Tempo de trabalho
  • É o tempo que aplicamos ao trabalho, normalmente a maioria das empresas utiliza 8 horas de trabalho por dia.
• Tempo de valor agregado
  • É o tempo que efetivamente geramos ganhos aos nossos clientes e aos nossos projetos, é o tempo que realmente produzimos algo em função do objetivo do projeto.

A análise destes três tempos resulta em uma das maiores preocupações atuais da maiora dos gerentes de projetos, o desperdício do tempo. Pablo observou que, de acordo com pesquisas recentes, de 8 horas trabalhadas por dia, apenas 2 horas geram valor aos projetos. É um número assustador não é?

Estes números foram retirados principalmente de observações que todos nós podemos realizar em nossos ambientes de trabalho. É só retirarmos aquelas horas em que estamos em reuniões improdutivas, telefones extensos demaisfazendo o papel de psicólogos com nossos clientes, compromissos marcados para uma determinada hora que começa 15 ou 30 minutos depois, aquela “navegada” rápida no site de notícia, o café estendido para uma conversa descomprometida, e por ai vai. Se retirarmos isso tudo da conta, e apenas somarmos as horas produzindo valor agregado aos projetos com certeza vamos obter números impressionantes.

O mais importante é destacarmos que o maior tempo perdido é aquele que realmente não percebemos, e justamente se torna o mais difícil de evitar. Abaixo seguem os problemas que tiveram maior destaque na palestra:

• O primeiro é a reunionite. Muito tempo é perdido em reuniões, no início ficamos esperando todos chegarem; durante, perdemos o foco, falamos de vários assuntos que não tinham a ver com a pauta da reunião, e muitas vezes nem sabíamos ao certo qual era a pauta da reunião; e no final, enrolamos para terminar e voltarmos a rotina.
• O segunda é a falta de objetividade. Muitas pessoas não sabem ir direto ao ponto quando precisam, dão voltas, comentam diversas coisas e assuntos paralelos, e só depois de algum tempo entram no assunto realmente desejado, e isso gera desperdício de tempo. Temos que tentar ser mais objetivos no momento de passar e pedir informações.

Diante destes problemas com o tempo, Pablo focou em alguns princípios básicos baseados no pensamento Lean, para sugerir formas de ganharmos pelo menos 10 minutos a mais por dia, o que geraria ao final de uma semana, quase 1 hora a mais de valor agregado aos nossos projetos. Parece pouco, mas se você relembrar os números acima, verá que não é tão pouco assim.

Destaco alguns dos mandamentos Lean* de Paul Leido, que são bem semelhantes a outras leis ágeis.

1. Realize reuniões diárias de 10 minutos, ao invés de 1 reunião semanal de 1 hora.
2. Tenha cuidado com a reunionite.
3. Não reinvente a gestão de projetos, use os padrões já existentes.
4. O caminho crítico é importante, mas observe também a corrente crítica.
5. Evitar o desgaste excessivo dos profissionais, aposte em melhorar a qualidade de vida da equipe.

* O pensamento Lean foca na remoção do desperdício, e tem várias similaridades com o Scrum.

Seguindo a agenda castelhana do evento, seguimos com a palestra da uruguaia Liliana Buchtik, que abordou como tema uma das ferramentas mais importantes no gerenciamento de projetos, e que ainda é negligenciada e muitas vezes abandonada pelos gerentes, a WBS (Work Breakdown Structure), também conhecida em português como EAP (Estrutura Analítica do Projeto).

Com este enfoque, ela afirmou que esta negligência ou abandono se dá ao fato dos próprios gerentes não saberem a real utilidade da WBS, e em outras vezes confundirem a aplicação desta ferramenta com a de outros documentos do projeto, e erroneamente concluirem que a WBS é desnecessária ou repetitiva.

Para ajudar a entender melhor a aplicação desta ferramenta, Buchtik reforçou que o principal conteúdo da WBS deve ser os deliverables, ou seja, as entregas do projeto. Para fixarmos ainda mais este princípio, devemos pensar sempre que a WBS deve conter as “coisas” que podemos ver, pegar e medir; podendo ser traduzido também em tudo que é tangível, mas nunca, nunca devemos colocar tarefas na WBS.

Colocar tarefas na WBS é uma das principais confusões aplicadas, mas há outras, e para evitarmos o uso incorreto da WBS devemos:

• Não vincular tarefas e muito menos sequenciamento de tarefas na WBS;
• Não confundir WBS com cronograma ou diagrama de redes, ambos sim devem ser utilizados para o vinculo e sequenciamento de tarefas, não a WBS;
• Não confundir WBS com organograma organizacional;
• Não confundir o que deve ser feito para entregar o projeto, com o como deve ser feito. O papel da WBS é mostrar somente o que deve ser feito, e não como deve ser feito.

Com o objetivo de estimular e provocar o uso da WBS, Buchtik falou sobre os benefícios desta ferramenta, eu vou destacar apenas alguns dos citados por ela, mas há vários outros.

• Entender o trabalho precocemente;
• Evitar mudanças sem controle;
• Entregar o que se espera;
• Visualizar o trabalho interno e externo (outsourcing);
• Visualizar os limites do projeto e entender as complexidades;
• Ajuda a melhorar a execução do projeto;
• Ajuda a explicar melhor os trabalhos do projeto;
• Fundamenta e serve de base para contratações;
• Melhora a comunicação entre a equipe do projeto;
• Melhora o alinhamento das expectativas com os stakeholders, melhorando também o atendimento as expectativas;
• Melhora o controle e a medição dos trabalhos do projeto.

Antes de finalizar a palestra, Buchtik deixou algumas dicas importantes que podem ser aplicadas a WBS, tais como:

• O dicionário da WBS não é obrigatório, mas deve ser feito quando necessário, por exemplo em projetos grandes ou totalmente novos para a empresa;
• Vincular os pacotes de trabalho da WBS com o cronograma através de um identificador;
• Os seguintes softwares podem ser usados para a construção da WBS:
  • WBS Chart Pro (um dos mais baratos);
  • Mind View (mais utilizado para mapa mentais, mas também é bem usado para WBS);
  • WBS Director;
  • WBS Modeler (funciona com o MS Visio e é gratuíto).

Por fim, recebemos um recado muito importante, que soou quase como uma ordem, para praticarmos a WBS, experimentarmos sempre esta ferramenta, e não somente como auxílio para venda, mas como auxílio para o planejamento e controle do projeto. Praticar, praticar e praticar sempre!

obs: Para conhecer mais sobre a WBS (EAP), clique aqui e visite o item Criar a EAP na sessão Planejamento 1 deste mesmo blog.